PROJEKTTRÄGER JÜLICH CASE STUDY

Wirksamkeit durch Umfragedaten sichtbar machen

Der Projektträger Jülich verfolgt den Fortschritt und Erfolg von geförderten Projekten und verwendet EFS von Tivian, um die Wirkung von Förderprogrammen zu überwachen, zu messen und zu bewerten. 

Die Herausforderung

Mit rund 1.500 Mitarbeitenden unterstützt der Projektträger Jülich (PtJ), Bundes- und Landesministerien, Bundesbehörden und Stiftungen sowie die Europäische Kommission bei der Umsetzung von Forschungs- und Innovationsförderprogrammen. 

Von der Grundlagenforschung in Forschungseinrichtungen und Hochschulen bis zum Markteintritt von Unternehmen werden vielfältige Maßnahmen umgesetzt. Aktuell betreut PtJ für seine öffentlichen Auftraggeber rund 2,5 Milliarden Euro an Fördermitteln.

Die Hauptanforderungen an Projektträger liegen in der Identifikation und Konzeption von Förderansätzen, um politische Maßnahmen zur Bewältigung gesellschaftlicher Herausforderungen zügig umzusetzen. Gleichzeitig müssen dabei die rechtlichen Rahmenbedingungen (z.B. Haushaltsrecht, Beihilferecht) eingehalten werden. 

Für PtJ bestand der Anspruch darin, den Projektfortschritt und den Erfolg von geförderten Projekten automatisiert als Onlinebefragung umzusetzen. Darüber hinaus sollten die erhobenen Daten ebenfalls möglichst automatisiert auswertbar sein. Für die komplexen Vorhaben war auch ein hoher Grad an Prozessautomatisierung notwendig.

 

Die Lösung

Im Rahmen einer Ausschreibung hat PtJ sich für Tivian und sein Befragungs-Tool EFS entschieden. Tivian, mit deutscher Niederlassung in Köln, ist ein Marktführer im Bereich Intelligent Experience Management für Unternehmen. Die wichtigsten, von PtJ definierten Bewertungskriterien, waren eine Teilnehmerdatenbank mit individuell konfigurierbaren Attributen, die automatisiert via SQL Kontaktdaten aktualisiert. Der Versand personalisierter Einladungs-E-Mails über die Teilnehmerdatenbank und personalisierte Umfrageinhalte basierend auf in der Teilnehmerdatenbank hinterlegten Attributen. 

Bei der Umsetzung war einer der wichtigsten Aspekte für PtJ die Anbindung von EFS an die Förderdatenbank des Projektträgers und die Entwicklung eines Moduls, das die automatisierte Zuweisung der Projektnehmer zu den hinterlegten Befragungsprojekten übernimmt. Tivian hat dafür ein eigenes „Förderprogramm-Modul“ entwickelt.

Die Ergebnisse

Die Anbindung der hausinternen Förderdatenbank mit aktuellen Daten aus der Förderdatenbank des Bundes an EFS ermöglicht es PtJ, tagesaktuell die Kontaktdaten neuer Förderprojekte den verschiedenen im Tool hinterlegten Befragungsprojekten zuzuweisen und per E-Mailvorlage automatisiert Einladungen zu bestimmten Fragebögen zu verschicken. Damit ist das Tool ein wichtiger Baustein zum Aufbau eines Monitoringsystems für die betreuten Förderprogramme.

Nach der Einführung von EFS von Tivian in einem Geschäftsbereich von PtJ wurde das Tool und die ersten Erfahrungen den anderen Geschäftsbereichen vorgestellt. Die Reaktionen waren sehr positiv – die Anbindung an die Förderdatenbank, der große Funktionsumfang und die relativ intuitive Benutzung führten direkt zu weiteren Anfragen und Tests in anderen Geschäftsbereichen.

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