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Die Relevanz von Mitarbeiterbefragungen haben die meisten Unternehmen längst erkannt. Doch wenn es darum geht, selbst eine Mitarbeiterbefragung durchzuführen, tauchen die ersten Fragen auf: Was muss ich bei der Durchführung beachten? Welche Fragen eignen sich? Und wie werte ich die erhobenen Daten aus? Mit einer intelligenten Mitarbeiterbefragungssoftware wie der von Tivian gelingt Ihre Befragung einfach und effizient.

Wie führt man eine Mitarbeiterbefragung durch?

  1. Prüfen Sie die Voraussetzungen: Binden Sie den Datenschutzbeauftragten sowie den Betriebsrat möglichst früh in die Befragung ein.
  2. Bereiten Sie die Umfrage vor: Definieren Sie das Ziel Ihrer Befragung. Legen Sie Art, Software und Fragebogen der Umfrage fest.
  3. Führen Sie die Umfrage durch: Betonen Sie während der Durchführung, dass die Teilnahme an der Befragung freiwillig ist, Sie die Anonymität aller Teilnehmenden gewährleisten und der Datenschutz für Sie an oberster Stelle steht.
  4. Werten Sie die Umfrage aus, besprechen Sie die Ergebnisse und stoßen Sie Veränderungsprozesse an: Werten Sie die Daten aus, berechnen Sie KPIs und identifizieren Sie Treiberfaktoren, um geeignete Veränderungen anzustoßen.

Voraussetzungen prüfen

Bevor Sie die Mitarbeiterbefragung tatsächlich durchführen, prüfen Sie die Voraussetzungen, denn selbstverständlich müssen die rechtlichen Rahmenbedingungen für eine Mitarbeiterbefragung eingehalten werden. Das deutsche Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und die Europäische Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) machen hierzu entsprechende Vorgaben. Damit Sie mit Ihrer Mitarbeiterbefragung auf der sicheren Seite sind, binden Sie den Datenschutzbeauftragten Ihres Unternehmens frühzeitig ein.

Gleichermaßen wichtig ist das Vertrauen Ihrer Mitarbeitenden: Sie müssen die Sicherheit haben, dass die Mitarbeiterbefragung nicht gegen sie verwendet werden kann. Binden Sie deshalb auch den Betriebsrat frühzeitig ein. Dieser sollte die Mitarbeiterbefragung aktiv unterstützen.

Sind die Voraussetzungen geprüft, teilt sich die Mitarbeiterbefragung in drei Prozesse:

  1. Vorbereitungsprozess
  2. Durchführungsprozess
  3. Folgeprozess

 

1. Vorbereitungsprozess: Ziel, Art, Software und Fragebogen festlegen

 

Klares Ziel formulieren

Für den Erfolg einer Mitarbeiterbefragung ist eine klare Zielsetzung wichtig: Definieren Sie das Ziel Ihrer Mitarbeiterbefragung, bevor Sie mit der Konzeption starten. Je konkreter Sie werden, desto besser.

Beispiele für konkrete Ziele:

  • Betriebsklima: Mitarbeiterzufriedenheit und -motivation sollen sich innerhalb von zwölf Monaten auf der Skala um durchschnittlich drei Punkte verbessern.
  • Führungskräfteentwicklung: Die Zufriedenheit mit den direkten Vorgesetzten soll in den nächsten zwölf Monaten um zwei Punkte auf der Skala steigen.

Für eine Art der Mitarbeiterbefragung entscheiden

1. 360-Grad-Befragung: Sie ist vor allem für Führungskräfte geeignet. Hier werden Mitarbeitende, Vorgesetzte und gegebenenfalls Kunden zur Arbeit einer Führungskraft befragt. Sie ermöglicht einen Abgleich zwischen Fremd- und Selbsteinschätzung.

2. Unternehmensweite Mitarbeiterbefragung: Sie gibt Aufschluss über das Klima und ist die Grundlage für strategische Unternehmensentscheidungen.

3. Pulsbefragung: Sie finden in regelmäßigen Abständen statt und helfen, den Erfolg von Maßnahmen zu prüfen. Damit sind sie ein wichtiges Instrument einer erfolgreichen Unternehmensleitung und -steuerung.

4. Onboarding-Befragung: Sie helfen dabei, während des Onboarding-Prozesses Feedback zu erheben und ihn auf dieser Basis zu verbessern.

5. Exit-Survey: Sie liefern Hinweise über Beweggründe des Exits, um darauf basierend die Fluktuationsrate im Unternehmen zu senken.

6. Themenzentrierte Befragung: Sie konzentriert sich vor allem auf ein bestimmtes Themenfeld, zum Beispiel den Kundenservice.

7. Gefährdungsbeurteilung/Gesundheitsbefragung: Sie hilft dabei, gesundheitliche Risiken, Stress und Belastung am Arbeitsplatz einzuschätzen, zu erkennen und darauf basierend zu minimieren.

Eine geeignete Software einsetzen

Haben Sie sich für eine Art der Mitarbeiterbefragung entschieden, wählen Sie im nächsten Schritt eine geeignete Software aus: Nur mit dem Einsatz einer intelligenten Software führen Sie Befragungen einfach und effizient durch, erhalten wertvolle Einblicke und können Veränderungsprozesse anstoßen. Mit Tivians Mitarbeiterbefragungssoftware lassen sich Ihre Umfragen professionell realisieren.

Design und Aufbau festlegen

Design und Aufbau des Fragebogens basieren vor allem auf dem Ziel Ihrer Mitarbeiterbefragung. Bitte beachten Sie folgende Aspekte bei der Festlegung des Fragebogens:

  • Vermeiden Sie zu lange Fragebögen. Halten Sie sich so kurz wie möglich, gestalten Sie den Fragebogen so lang wie nötig.
  • Fokussieren Sie eine klare Sprache und einfache Fragen. Fremdwörter, doppelte Verneinungen und Schachtelsätze sind tabu.
  • Vermeiden Sie suggestive Fragen, also Fragen, die Ihre Mitarbeitenden in eine bestimmte Richtung lenken.
  • Denken Sie an alle denkbaren Antwortmöglichkeiten. Eine neutrale Option („Weiß ich nicht“) verhindert ein verzerrtes Ergebnis.
  • Gewährleisten Sie Anonymität und Datenschutz. Schaffen Sie dazu von Anfang an die richtigen Rahmenbedingungen.

Welche Fragen eignen sich für eine Mitarbeiterbefragung?

Bei der Formulierung geeigneter Fragen kommt es ebenfalls auf das übergeordnete Ziel der Mitarbeiterbefragung an: Möchten Sie die Mitarbeiterzufriedenheit verbessern? Oder soll der Krankenstand Ihrer Mitarbeitenden reduziert werden? Richten Sie die Fragen inhaltlich auf das Ziel Ihrer Befragung aus.

Ihre Fragen sollten außerdem folgende Kriterien erfüllen:

  • Die Fragen müssen im Zusammenhang mit dem Ziel stehen: Ihre Mitarbeitenden sollten eine offensichtliche Beziehung zum Gesamtzweck der Befragung erkennen.
  • Die Fragen müssen für die befragten Mitarbeitenden relevant sein: Beachten Sie, dass die Fragen für Ihre gesamte Zielgruppe relevant sind – und nicht nur für einige wenige.
  • Die Fragen müssen leicht verständlich und klar formuliert sein: Vermeiden Sie Fehlinterpretationen, indem Sie die Fragen an der Befragungsgruppe ausrichten. Setzen Sie keine Vorkenntnisse bei Ihren Mitarbeitenden voraus.
  • Die Fragen müssen neutral formuliert werden: Suggestivfragen sind bei einer Mitarbeiterbefragung tabu.
  • Vermeiden Sie es, Ihre Mitarbeitenden zu lenken: „Wie empfinden Sie die Qualität unserer Serviceleistungen?“ statt „Die meisten Menschen halten die Qualität unserer Serviceleistungen für ausgezeichnet. Sie auch?“
  • Die Fragen müssen frei von Stereotypen und Provokationen sein: Seien Sie sensibel und stellen Sie ausschließlich Fragen, die frei von Formulierungen sind, die zu stereotypischen Antworten führen oder die befragte Person provozieren.

Den richtigen Zeitpunkt bestimmen

Wählen Sie den Zeitpunkt der Mitarbeiterbefragung mit Bedacht aus. An folgenden Zeitpunkten ist eine Mitarbeiterbefragung ungeeignet:

  • Urlaubszeit
  • Grippezeit bzw. viele Krankheitsausfälle
  • Krisenzeit

2. Durchführungsprozess: Daten der Mitarbeiterbefragung erheben

Sind Art, Software, Fragebogen und Zeitpunkt festgelegt, findet die eigentliche Durchführung statt. Mit Tivians Mitarbeiterbefragungssoftware ist die Durchführung intuitiv und leicht umsetzbar: Alle Daten lassen sich ganz einfach in einer Plattform verwalten. Ihre Befragungen passen Sie ganz einfach auf Ihre individuellen Bedürfnisse an – und sollten Probleme oder Herausforderungen auftauchen, sind unsere Mitarbeitenden jederzeit für Sie da.

Für die Durchführung sind vor allem zwei Aspekte wichtig:

  1. Gewährleisten Sie Anonymität und stellen Sie den Datenschutz an oberste Stelle. Kommunizieren Sie unbedingt, dass die Mitarbeiterbefragung anonym ist. Ihre Mitarbeitenden müssen sicher sein, dass Ihre Fragen auf keinen Fall gegen sie verwendet werden.
  2. Betonen Sie, dass die Teilnahme an der Mitarbeiterbefragung freiwillig ist und lassen Sie sich vom Betriebsrat unterstützen. Mitarbeitende, die das Gefühl haben, die Befragung sei verpflichtend, verzerren möglicherweise das Ergebnis. Mitarbeitende, die hingegen erkennen, dass eine Mitarbeiterumfrage zu positiven Veränderungen führen kann, werden ehrlich antworten.

 

Übrigens: Tivians Mitarbeiterbefragungssoftware ist auf die Durchführung von Befragungen spezialisiert und gewährleistet die verschlüsselte Übertragung, vertrauliche Speicherung und den Zugriffsschutz – damit Sie auf der sicheren Seite sind.

3. Folgeprozess: Daten auswerten und besprechen – und Veränderungen anstoßen

Im letzten Schritt werten Sie die Daten aus, berechnen KPIs und identifizieren Treiberfaktoren. Tivians Software hilft Ihnen außerdem, die Daten visuell aufzubereiten und diese in Form von Reports und Dashboards übersichtlich darzustellen. Auf dieser Basis besprechen Sie die Ergebnisse Ihrer Befragung mit dem Management und Team.

Neben der Auswertung ist in diesem Schritt vor allem auch die Kommunikation wichtig. Spiegeln Sie Ihren Mitarbeitenden die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung: Was kam heraus? Wie ist die Stimmung? Wie haben sich die Ergebnisse zum letzten Mal entwickelt? Welche Gründe gibt es für die Veränderungen?

Professionelle Hilfe für Ihre Mitarbeiterbefragung

Eine Mitarbeiterbefragung kann vor allem zu Beginn eine Herausforderung darstellen: Wie formuliere ich mein Ziel? Wen befrage ich? Was muss ich beachten? Wie kann ich die Daten sinnvoll erheben?

Unsere intelligente Mitarbeiterbefragungssoftware wird Ihnen einen Großteil der Arbeit erleichtern, die Befragung einfach und effizient gestalten – und Ihnen dabei helfen, Veränderungsprozesse in Ihrem Unternehmen anzustoßen.

Darüber hinaus bietet Tivian Ihnen mit der Tivian Academy eine umfassende Auswahl an Trainingsprogrammen. Bei den Programmen ist es egal, ob Sie bereits Erfahrung im Bereich der Mitarbeiterbefragung haben oder gerade erst damit beginnen, das Feedback Ihrer Mitarbeitenden einzuholen und erste Erkenntnisse zu gewinnen. Unsere Trainings bringen Sie zum Erfolg.

Noch mehr Informationen rund um die Mitarbeiterbefragung erfahren Sie in unserem Blog-Beitrag zur Mitarbeiterbefragung.