Die Instrumente der internen Kommunikation – und welche heute wichtig sind

Nutzen Sie die richtigen Instrumente für Ihre interne Kommunikation, stellen Sie die Weichen dafür, dass Ihre Mitarbeitenden sicher und effizient arbeiten können und sorgen gleichzeitig dafür, dass sich alle im Unternehmen verbunden und informiert fühlen.

Welche Instrumente es gibt und wie Sie das richtige Instrument finden – für mehr Engagement, Produktivität und Konsistenz im gesamten Unternehmen.

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• Was sind interne Kommunikationsinstrumente?
• Was gibt es für Kommunikationsinstrumente?
• Wie wähle ich die richtigen Instrumente für mein Untenehmen?
• Wie messe ich den Erfolg der Instrumente?

 

Was sind interne Kommunikationsinstrumente?

Wenn wir von internen Kommunikationsinstrumenten sprechen, geht es einfach gesagt um die Art und Weise, wie Unternehmen mit ihren Mitarbeitenden kommunizieren.

Entsprechende Instrumente können physisch sein, zum Beispiel in Form von Besprechungen oder auf Papier in Form von Mitarbeiterzeitschriften. In einer zunehmend digitalen Welt liegt der Schwerpunkt aber immer mehr auf digitalen Kommunikationskanälen. Die Vorteile liegen auf der Hand: Digitale Instrumente sind leicht skalierbar, effizient und ermöglichen eine nahtlose Zwei-Wege-Kommunikation zwischen Ihren Mitarbeitenden und dem Unternehmen. Sie erleichtern außerdem die Erfolgsmessung und damit die Erkenntnisgewinnung.

Was gibt es für Kommunikationsinstrumente?

Aushänge

Aushänge – ob digital oder als Plakat – sind ein klassisches Mittel, um wichtige Botschaften im Unternehmen zu vermitteln. Sie dienen dazu, Neuigkeiten zu verkünden, Informationen zur Gesundheit und Sicherheit zu vermitteln oder das Team an die Mission und Ziele des Unternehmens zu erinnern.

Vorteile:

• Einfache Nutzung durch die verantwortlichen Teams
• Platzierung in stark frequentierten Räumen gewährleistet, dass die meisten Mitarbeitenden die Nachricht erhalten
• Besonders effektiv in Bereichen ohne Computerzugang beispielsweise in Fabriken, Geschäften oder in der Gastronomie

 

Nachteile:

• Mitarbeitende, die sich beispielsweise im Homeoffice befinden, erhalten die Nachricht nicht. Eine universelle Abdeckung ist dementsprechend nicht gegeben.
• Einheitlichkeit über unterschiedliche Standorte ist umständlich und zeitaufwendig.
• Nachrichten müssen einfach strukturiert sein, um sich in wenigen Worten erklären zu lassen.

 

Newsletter

Unternehmens-Newsletter gehören zu den ersten und bis heute beliebtesten Instrumenten der internen Kommunikation. Sowohl in gedruckter als auch in digitaler Form bieten sie Unternehmen die Möglichkeit, zeitunkritische Informationen ausführlich zu kommunizieren.

Vorteile:

• Kostengünstig zu erstellen und zu verbreiten
• Förderung der Unternehmenskultur durch Verbreitung der Informationen innerhalb der Organisation

 

Nachteile:

• E-Mail-Newsletter werden in vollen Mailboxen leicht übersehen.
• Muss sich von der Masse abheben, um gelesen zu werden, zum Beispiel durch ein auffälliges Design
• Das Sammeln von Informationen im gesamten Unternehmen kann zeitaufwändig sein.
• Elektronische Newsletter erreichen Mitarbeitende ohne Mail-Zugriff oder Arbeitsgeräte nicht.

 

Vor-Ort-Meetings und Videokonferenzen

Die persönliche Kommunikation ist oft wichtig, um relevante Informationen im gesamten Unternehmen verständlich zu verbreiten. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um Unternehmens- oder Bürobesprechungen handelt, die vom CEO oder dem Senior Management geleitet werden. Auch kleinere Gruppenmeetings, die das lokale Management durchführt, können je nach Botschaft sinnvoll sein.

Was früher vor Ort stattfand, wird in vielen Unternehmen inzwischen online oder hybrid abgehalten.

Vorteile:

• Konsistenz dadurch, dass alle Teilnehmenden die gleichen Informationen erhalten.
• Meetings zeigen, dass Führungskräfte nahbar sind, insbesondere, wenn sie sich den Fragen der Mitarbeitenden stellen.
• Die Technologie, um Ereignisse in Echtzeit zu teilen, ist kostengünstig verfügbar.
• Videokonferenzen lassen sich für viele Zwecke nutzen – vom Town Hall Meeting über unternehmensweite Ankündigungen bis zu Trainingseinheiten.

 

Nachteile:

• Persönliche Besprechungen setzen voraus, dass sich alle Teilnehmenden zur gleichen Zeit am gleichen Ort befinden. Selbst wenn sie digital stattfinden, müssen alle Mitarbeitenden zur gleichen Zeit verfügbar sein.
• Normalerweise werden die Besprechungen nur in einer Sprache abgehalten. In internationalen Teams kann das zu Problemen führen.
• Wenn die einzelnen Teamleitungen die Informationen übergeben, kann das zu einer inkonsistenten Weitergabe der Inhalte führen.
• Mögliche technische Probleme haben immer das Risiko, dass Teilnehmende wichtige Informationen verpassen.

 

Intranet

Für viele Unternehmen ist das Intranet das Instrument, um Inhalte digital zu kommunizieren, denn es bietet einen zentralen Ort für die Veröffentlichung und Verbreitung von Informationen, insbesondere von Richtlinien und Verfahren. Ein weiterer Pluspunkt: Das Verzeichnis aller Mitarbeitenden erleichtert die Kommunikation im gesamten Unternehmen, genau wie Newsfeeds, Diskussionsforen oder soziale Netzwerke für Mitarbeitende.

Vorteile:

• Einfache Verbreitung von Nachrichten, Links und Bildern in der gesamten Organisation
• Mitarbeitende haben die Möglichkeit, von unterschiedlichen Endgeräten aus zuzugreifen.
• Sensitive Informationen lassen sich beispielsweise in Form von passwortgeschützten Dateien verbreiten.
• Auf unterschiedliche Bereiche wie Diskussionsforen erweiterbar
• Lässt sich an Marken- und Designrichtlinien eines Unternehmens anpassen

 

Nachteile:

• Bündelt Inhalte, die sich regelmäßig aktualisieren, um eine effektive Nutzung sicherzustellen
• Größere Intranets sind unter Umständen unübersichtlich, wodurch Informationen verloren gehen können.
• Je nach Unternehmen und Branche haben nicht alle Mitarbeitenden Zugriff und verpassen dementsprechend wichtige Inhalte.

 

Messaging und Chats

Vor allem bei hybrider Arbeit oder für Unternehmen mit mehreren Niederlassungen bieten sich Instant Messaging (IM), SMS und Chat-Systeme an. Sie ermöglichen eine Echtzeitkommunikation und machen es einfach, Text, Videos, Fotos oder Links zu teilen. Dabei gibt es sowohl eigenständige Tools wie Facebook Messenger, WhatsApp und Co. als auch solche, die in eine größere Plattform wie Microsoft Teams integriert sind.

Vorteile:

• Die meisten Mitarbeitenden verwenden Instant-Messaging-Tools in ihrem täglichen Leben und sind daher mit deren Nutzung vertraut.
• Schnell und einfach in der Anwendung – Ihre Mitarbeitenden erhalten schneller Antworten auf ihre Fragen als beispielsweise per E-Mail.

 

Nachteile:

• Instant Messaging ist als informeller Kanal für lange und komplexe Gespräche ungeeignet.
• Wie bei allen digitalen Kommunikationskanälen können wichtige Informationen, die bei der persönlichen Kommunikation auch nonverbal übermittelt werden, verloren gehen.
• Plattformen wie WhatsApp können von Unternehmen nicht kontrolliert werden, was Sicherheits- und Datenschutzrisiken mit sich bringt.
• Es liegt in der Natur der Echtzeitkommunikation, dass sie Arbeitsabläufe stören kann.
• Sie kann die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben verwischen und Stress verursachen.
• Beschäftigte nutzen entweder ein Arbeitsgerät oder müssen der Nutzung  auf ihrem privaten Smartphone zustimmen.

 

Integrierte Echtzeit-Kommunikationstools und Arbeitsbereiche

Integrierte Kommunikationsplattformen wie Microsoft Teams vereinen Kommunikations- und Kollaborationswerkzeuge. So sind einerseits Telefonate und Chats möglich, andererseits lassen sich zum Beispiel Dateien einfach versenden und gemeinsam bearbeiten. Ähnliche Tools wie Slack bieten einen vergleichbaren Funktionsumfang.

Vorteile:

• Reduziert die Anzahl der E-Mails.
• Vereint verschiedene Kanäle – Anrufe, Messaging und Chats – an einem zentralen Ort.
• Ermöglicht mehr Kontrolle durch die verantwortlichen Teams als zum Beispiel WhatsApp oder Facebook Messenger.

 

Nachteile:

• Insbesondere bei einer großen Anzahl von Nachrichten können solche Tools störend und überwältigend sein.
• Komplexe Nachrichten sind schwieriger zu kommunizieren als per E-Mail.
• Erfordert Änderungen in der Unternehmenskultur für den Wechsel von individuellen Arbeitsprozessen zu einer kollaborativen Arbeitsweise

 

Soziale Netzwerke für Angestellte

Soziale Netzwerke für Mitarbeitende gehören zu den neueren Instrumenten der internen Kommunikation. Sie bieten ein ähnliches Nutzungserlebnis wie klassische Social-Media-Kanäle und sind geeignet für die Kommunikation von Informationen, die für das Unternehmen weniger kritisch oder entscheidend sind. Ziel solcher sozialen Netzwerke ist der Aufbau einer Community, von Beziehungen und einer Unternehmenskultur.

Vorteile:

• Vertrautheit, da die meisten Mitarbeitenden bereits in ihrem Privatleben soziale Netzwerke nutzen
• Fördert die Gemeinschaft, insbesondere zwischen räumlich getrennten Mitarbeitenden
• Stärkt die Bindung zwischen den Mitarbeitenden und ermöglicht den Austausch über nicht arbeitsbezogene Themen

 

Nachteile:

• Überlappung mit anderen Instrumenten wie dem Intranet, was zu einer Überlastung der Kommunikation führen könnte
• Kann Mitarbeitende von der Arbeit ablenken – klare Regeln sind daher wichtig
• Es kann schwierig sein, eine breite Akzeptanz zu erreichen

 

Spezialisierte Plattformen für die interne Kommunikation

Spezialisierte Plattformen sind so konzipiert, dass sie eine personalisierte Kommunikation mit den Mitarbeitenden und damit eine umfassende Zweiwegkommunikation ermöglichen.

Die für die Mitarbeiterkommunikation verantwortlichen Teams können so nicht nur mit den Beschäftigten kommunizieren und relevante Inhalte austauschen, sondern auch die Wirkung von Botschaften und Kampagnen messen – und daraus für nächste Kampagnen lernen.

Vorteile:

• Kombiniert die Möglichkeit, einzelne Mitarbeitende und Gruppen gezielt anzusprechen
• Ermöglicht Feedback und wechselseitige Kommunikation
• Ermöglicht die Kommunikation über verschiedene Kanäle und in unterschiedlichen Formaten – immer abhängig von den Bedürfnissen der Zielgruppe
• Potenziale lassen sich durch integrierte Analyse- und Monitoring-Tools schnell erkennen.

 

Nachteile:

• Erfordert Designfähigkeiten, wenn keine Vorlagen oder Designunterstützung enthalten sind
• Nicht geeignet für kleine Organisationen mit wenigen Mitarbeitenden oder für Organisationen, in denen die Mitarbeitenden keinen Zugriff auf entsprechende Endgeräte haben

 

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So finden Sie die richtigen Instrumente für die interne Kommunikation

Es gibt inzwischen eine Vielzahl an Lösungen für die interne Kommunikation – und es kommen ständig neue hinzu. Daher kann es schwierig sein, die richtigen Tools für das eigene Unternehmen auszuwählen, insbesondere wenn sich die angebotenen Funktionen und Vorteile überschneiden.

Wichtig ist, dass Sie nicht einfach ein Tool implementieren, weil es neu ist und aufregend klingt. Jedes Tool sollte einen geschäftlichen Grund haben. Um das richtige Instrument zu finden, ist ein mehrstufiger Prozess nötig.

Zu allererst: Verstehen Sie das Hauptziel der internen Kommunikation

Fangen Sie damit an, sich auf das Hauptziel der internen Kommunikation zu konzentrieren und berücksichtigen Sie die heutigen Anforderungen an die Mitarbeiterkommunikation.

Es geht heute darum, Ihre Nachricht

• effektiv zu vermitteln, damit sie klar gehört und verstanden wird. In dieser lauten Welt werden kurze, einfach und schnell konsumierbare Inhalte immer wichtiger.
• effizient ins Unternehmen zu tragen, um entsprechend des Wachstums skalieren zu können. Wichtig ist dabei auch, die verschiedenen Kanäle miteinander zu kombinieren und den Kanal auf die Nachricht anzupassen.
• personalisiert zu gestalten, um den Bedürfnissen der einzelnen Angestellten gerecht zu werden. Das gilt sowohl für demographische als auch kulturelle und sprachliche Unterschiede.
• mit einer Antwortmöglichkeit zu versehen, um mit Mitarbeitenden in den Dialog treten zu können. Geben Sie ihnen das Gefühl, dass Sie ihnen zuhören.
• messbar zu machen, um Nutzen, Effektivität und Potenziale offenzulegen. Die Datenanalyse wird auch in Zukunft immer mehr an Bedeutung gewinnen. Unternehmen, die eine datengetrieben interne Kommunikation etablieren, werden relevante Veränderungen anstoßen können.

 

Die fünf Schritte bei der Auswahl eines passenden Instruments

1. Ziele definieren

Was wollen Sie erreichen? Welche Pain Points wollen Sie in Angriff nehmen? Wenn Sie zum Beispiel die Effizienz der gesamten Kommunikation verbessern wollen, benötigen Sie ein anderes Tool, als wenn Sie Ihren Mitarbeitenden einfach nur Informationen zur Verfügung stellen möchten, die sie für ihre Arbeit benötigen.

Verknüpfen Sie Ihre Ziele für die interne Kommunikation mit den Unternehmenszielen, um sicherzustellen, dass beide effektiv aufeinander abgestimmt sind.

2. Den Ist-Zustand analysieren

Der nächste Schritt besteht darin, sich einen Überblick über die eingesetzten Tools zu verschaffen: Lässt sich eines davon für den unternehmensweiten Einsatz erweitern oder ist der Ersatz durch ein neues Tool sinnvoll? Auch ein Blick auf die gesamte technologische Infrastruktur lohnt sich. Zum einen, um festzustellen, ob die Integration eines Tools möglich ist, zum anderen, um zu prüfen, ob der vorhandene Softwareanbieter ein Tool für die interne Kommunikation in petto hat.

3. Die Unternehmensstruktur einbeziehen

Jedes Unternehmen ist anders, und Faktoren wie die Anzahl der Büros, die Anzahl der Mitarbeitenden, die von zu Hause aus arbeiten, und die Anzahl der Länder, in denen das Unternehmen tätig ist, beeinflussen die Auswahl. Muss das Tool zum Beispiel mehrere Sprachen abdecken?

4. Die Zielgruppe kennenlernen

Erfolgreiche interne Kommunikation kann mit erfolgreichem Marketing verglichen werden: Es ist also wichtig, dass Sie Ihre Zielgruppe kennen, um zu verstehen, was funktioniert und was nicht.

Zum Beispiel funktionieren einige Werkzeuge am besten mit extravertierten Menschen, die möglichst viel teilen wollen. Das bedeutet auch: In einem Unternehmen mit überwiegend introvertierten Mitarbeitenden werden diese Instrumente nicht funktionieren.

Werfen Sie auch einen Blick auf die verschiedenen Generationen Ihres Teams: Welche Kanäle benutzen die jeweiligen Generationen besonders gerne? Segmentieren Sie Ihre Mitarbeitenden, um die passenden Werkzeuge anzubieten.

5. Den Zugriff sicherstellen

Neben den digitalen Kompetenzen Ihrer Mitarbeitenden müssen Sie sich auch Gedanken darüber machen, wie sie auf Ihr neues Tool zugreifen und damit interagieren können. In vielen Unternehmen haben Mitarbeitende im Kundenkontakt keinen Zugang zu einem PC – zum Beispiel im Einzelhandel oder im Gastgewerbe. Wie können Sie sicherstellen, dass sie sich trotzdem eingebunden fühlen? Können Sie ihnen zum Beispiel die Möglichkeit geben, sich über ihr persönliches Smartphone einzuloggen, oder können Sie ihnen in den Pausenräumen einen Zugriff zur Verfügung stellen?

Haben Sie sich für eine Lösung entschieden, ist es wichtig, sie sorgsam einzuführen und Ihre Mitarbeitenden durch umfassende Schulungen zu unterstützen. Oft ist es dabei sinnvoll, das Werkzeug zunächst in einem bestimmten Büro oder einer Abteilung auszuprobieren und dann die gewonnenen Erkenntnisse zu nutzen, um den Einsatz auf das gesamte Unternehmen auszuweiten.

Wie misst man den Erfolg der internen Kommunikationsinstrumente?

Wenn Sie in interne Kommunikationsinstrumente investieren, müssen Sie nachweisen können, dass diese Ihnen helfen, Ihre Ziele zu erreichen und einen Mehrwert bieten. Daher ist es wichtig, klare Ziele für das Instrument zu setzen und relevante KPIs zu definieren, um das Programm und seine Wirksamkeit zu überwachen. Diese KPIs könnten sein:

• Taktik: Wie hoch sind Logins, Seitenaufrufe und Interaktionen mit dem Tool? Kann der Einfluss auf andere Bereiche gemessen werden? Werden beispielsweise weniger direkte Fragen gestellt, weil die Mitarbeitenden die Informationen selbst finden, was Zeit und Ressourcen spart?
• Strategie: Wie werden andere Kennzahlen beeinflusst? Wie werden beispielsweise das Mitarbeiterengagement, die Mitarbeiterbindung, die Fehlzeiten und der Net Promoter Score beeinflusst?

 

Unabhängig von den gewählten KPIs sollten ein regelmäßiges Monitoring, Reporting und weiterführende Analysen erfolgen, um folgende Punkte abzudecken:

• Nutzungsstatistiken, die automatisiert erstellt werden und zeigen, wie sich die Nutzung im Zeitverlauf verändert
• Feedback von Angestellten, entweder im Tool selbst oder durch Befragungen

 

Denn genau daraus ergeben sich Bereiche für kontinuierliche Verbesserungen – und zwar solche, die die internen Instrumente und das damit verbundene Programm passend zu den übergeordneten Geschäftszielen entwickeln.

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