Die interne Kommunikation ist entscheidend für den Erfolg Ihres Unternehmens: Sie regelt betriebliche Abläufe, hält Ihre Mitarbeitenden auf dem Laufenden, hört ihnen zu und reagiert auf das gesammelte Feedback. Durchdacht und effektiv umgesetzt erhöht die interne Mitarbeiterkommunikation das Engagement, steigert die Produktivität und schafft Markenbotschafter. Am Ende zahlt sie sich also immer für Ihr Unternehmen aus.

Erfahren Sie, was interne Kommunikation ist, welche Herausforderungen Sie heute bewältigen müssen und wie Sie sie effektiv verbessern.

Was versteht man unter interner Kommunikation?

Interne Kommunikation ist Teil der Unternehmenskommunikation und beschreibt die Art und Weise, wie eine Organisation Informationen austauscht, damit ihre Mitarbeitenden ihre Aufgaben effizient erledigen können, sich verbunden fühlen und informiert bleiben. Dabei werden Informationen sowohl aufwärts als auch abwärts in der Organisation zum Beispiel zwischen den Führungskräften und Mitarbeitenden sowie zwischen Teams und Abteilungen ausgetauscht. Man spricht dabei auch von vertikaler (Top-Down- und Bottom-Up) und horizontaler Kommunikation.

Wenn sie gut umgesetzt wird, wirkt die interne Kommunikation wie das Nervensystem einer Organisation, das die verschiedenen Teams, Büros und Abteilungen miteinander verbindet – und zwar so, dass sie den Überblick behalten, die übergeordneten Ziele verstehen und sich als Teil des Unternehmens und der Kultur fühlen.

Es gibt immer verschiedene Quellen und Kanäle

Die interne Kommunikation kann im Unternehmen geplant oder ad hoc sein und von verschiedenen Quellen stammen:

  • Von der Geschäftsführung an die Mitarbeitenden, zum Beispiel Updates zur Strategie oder zum Fortschritt im Hinblick auf die Zielerreichung – vertikale Top-Down-Kommunikation
  • Vom Management zum Beispiel an das Team oder die Abteilung – vertikale Top-Down-Kommunikation
  • Von Kollegen an Kollegen im eigenen Team oder in anderen Abteilungen – horizontale Kommunikation
  • Von Mitarbeitenden ans Management oder an Führungskräfte in Form von Feedback oder Fragen – vertikale Bottom-Up-Kommunikation

 

Auch der Kanal der internen Kommunikation kann variieren:

  • Mündlich: persönliche oder Online-Meetings von Angesicht zu Angesicht
  • Papierbasiert: Newsletter oder Plakate
  • Elektronisch: E-Mails, Intranet, Unternehmens-Apps oder Videos

 

Interne Kommunikation kann dabei vielfältig gestaltet werden: Sie kann über unternehmensweite Kanäle wie einen Newsletter oder ein CEO-Briefing erfolgen, von einem zum anderen, vom Management zum Team, eins zu eins oder in beide Richtungen wie bei einer Teambesprechung.

Die vier Säulen der internen Kommunikation

Auch wenn die interne Kommunikation unternehmensspezifisch ist und ganz vielfältig gestaltet wird, basiert sie auf vier Säulen:

  1. Information
  2. Dialog
  3. Motivation
  4. Wissenstransfer

 

Die Informationen sind die Grundlage für alle anderen Säulen. Nur wenn diese richtig vermittelt werden, ist ein Dialog möglich. Das bedeutet auch, dass die Informationen kein Vorwissen erfordern dürfen, sondern klar und transparent zur Verfügung gestellt werden müssen – nur dann kann nämlich ein sinnvoller Dialog stattfinden. „Dialog“ bedeutet wiederum, dass die interne Kommunikation niemals einseitig ist, sondern alle Mitarbeitenden einbezieht. Genau dieser Teil fördert die Motivation: Wenn sich jede einzelne Person gesehen und wertgeschätzt fühlt, ist sie bereit, mehr zu geben und sich zielführend einzubringen. Diese Motivation ist Voraussetzung für die letzte Säule: den Wissenstransfer, bei dem die Mitarbeitenden ihr Wissen teilen und sich gegenseitig auf den neuesten Stand bringen.

Warum firmeninterne Kommunikation für Unternehmen so wichtig ist

1. Gesteigerte Produktivität

Die interne Unternehmenskommunikation stellt Ihren Mitarbeitenden die Informationen zur Verfügung, die sie benötigen, um ihre Aufgaben effektiv zu erfüllen. Dies umfasst den Zugang zu wichtigen Informationen und Vorgängen, zum Beispiel Unternehmensrichtlinien wie Urlaubsbuchung, die Anleitungen für Systeme oder Technologien.

2. Besseres Verständnis für die Unternehmensvision

Jeder arbeitet effektiver, wenn er oder sie die Ziele, die Strategie und die Werte des Unternehmens versteht und teilt. Aus diesem Grund hat die Einbindung der Teams in die Ziele, Strategien und Werte für die meisten Kommunikations- und HR-Führungskräfte oberste Priorität, wie aus dem Gallagher-Report “State of the Sector 2022/2023” hervorgeht. Das Interessante: In derselben Studie kam heraus, dass nur 56 Prozent der Führungskräfte glauben, dass ihre Mitarbeitenden ihre Strategie, Vision und den Unternehmenszweck verstehen. Interne Kommunikation ist der Schlüssel, um dieses Problem zu lösen.

3. Höheres Mitarbeiterengagement

Interne Kommunikation und das Engagement Ihrer Mitarbeitenden sind eng miteinander verbunden. Eine gute interne Kommunikation schafft schließlich ein Zugehörigkeitsgefühl, das das Engagement und die Moral der Mitarbeitenden stärkt. Sie versorgt Ihre Mitarbeitenden mit den Informationen, die sie für ihre Arbeit benötigen, schafft Klarheit über ihre Ziele und bietet einen Kanal für Lob und Anerkennung.

4. Aufbau und Pflege einer starken Kultur

Der Aufbau einer starken Kultur, die alle Mitarbeitenden einbezieht, ist der Schlüssel für mehr Erfolg. Eine starke Kultur fördert Denkweisen, die Ihre Mitarbeitenden auf die Unternehmenswerte einstimmen. Informationen offen zu kommunizieren ist wiederum essenziell für die Pflege Ihrer Unternehmenskultur.

5. Krisen und Veränderungen meistern

Die sich schnell verändernde Welt stellt Unternehmen vor immer mehr Herausforderungen: Neue Wettbewerber, neue Arbeitsmethoden und sich verändernde Kundenbedürfnisse sind nur einige Beispiele. In dieser Welt sind Transformationsprozesse und gut geplantes Change Management notwendig. Interne Kommunikation spielt genau in diesen Zeiten eine entscheidende Rolle. Die Mitarbeitenden auf dem Laufenden zu halten, baut Vorbehalte ab und vermeidet Missverständnisse.

Vor allem in Krisensituationen rückt die interne Kommunikation in den Vordergrund. Das zeigte sich zuletzt während der COVID-Pandemie. Viele CEOs übernahmen eine führende Rolle in der internen Kommunikation: In Videomeetings und Versammlungen haben sie ihre Mitarbeitenden auf dem Laufenden gehalten, Antworten auf wichtige Fragen gegeben und so in einer ungewissen Zeit an die Hand genommen.

6. Mitarbeitende zu Markenbotschaftern machen

Der erste Kontakt mit einem Unternehmen erfolgt in der Regel über die Mitarbeitenden in den Callcentern, in den Filialen vor Ort oder über die Monteure, die die Geräte vor Ort installieren oder reparieren. Daher sollten alle Mitarbeitenden informierte und positiv eingestellte Botschafter Ihres Unternehmens und Ihrer Marke sein. Eine effektive interne Kommunikation ist ein bewährtes Mittel, um genau das zu erreichen, den Ruf des Unternehmens zu verbessern und Kunden zu binden.

7. Gesetzliche Vorgaben einfach erfüllen

Die Kommunikation wichtiger Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien und -verfahren ist für viele Unternehmen gesetzlich vorgeschrieben. Die Weitergabe falscher, unvollständiger oder missverständlicher Informationen kann wiederum zu strafrechtlicher Verfolgung, Rufschädigung und finanziellen Sanktionen führen.

Auch Änderungen von Vertragsbedingungen, die Ankündigung von Umstrukturierungen oder Entlassungen müssen intern kommuniziert werden. Nur so stellen Sie sicher, dass die gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.

Eine gute interne Kommunikation macht es einfach, wichtige und gesetzlich relevante Informationen weiterzugeben.

8. Eine Zwei-Wege-Kommunikation aufbauen in der Ihre Mitarbeitenden gehört werden

Bei der internen Kommunikation denken viele nur an die Kommunikation von oben nach unten – vom Management an die Mitarbeitenden, vom Teamlead ans Team. Mitarbeiterbefragungen und Feedbackgespräche sind allerdings ein wichtiger Bestandteil der internen Kommunikation und der Schlüssel für eine Zwei-Wege-Kommunikation. Ihr Vorteil: In einer kontinuierlichen Zwei-Wege-Kommunikation hören Sie die Stimmen Ihrer Mitarbeitenden und haben die Chance, echte Insights zu bekommen und danach zu handeln. So entsteht eine gesunde Kultur, in der sich Ihre Mitarbeitenden wertgeschätzt und gehört fühlen.

Worauf kommt es bei der internen Kommunikation an?

Interne Kommunikation ist keine Erfindung der Moderne. Schließlich wurden schon im 19. Jahrhundert Firmenzeitschriften herausgegeben. Die strategische Bedeutung der internen Kommunikation hat sich jedoch gewandelt und die Herausforderungen sind heute deutlich größer.

1. Demografische Unterschiede berücksichtigen

Unterschiedliche Altersgruppen haben unterschiedliche Bedürfnisse in Bezug auf die Art und Weise, wie sie Inhalte konsumieren und mit ihnen interagieren. Dementsprechend müssen sich die Kommunikationskanäle weiterentwickeln, um den Bedürfnissen der verschiedenen Generationen gerecht zu werden. Während jüngere Teammitglieder Informationen in Form von Videos bevorzugen, werden ältere Mitarbeitende besser schriftlich erreicht. Die interne Kommunikationsstrategie muss daher auch verschiedene Taktiken vom Generationenmanagement anwenden.

2. Unterschiedliche Arbeitsmuster einbeziehen

In vielen Unternehmen ist hybrides Arbeiten mittlerweile Normalität – und das bedeutet: Mitarbeitende arbeiten sowohl vor Ort im Büro als auch von zu Hause aus.

Aus diesem neuen Arbeitsmodell ergeben sich neue Herausforderungen für den Alltag: Zum einen ist es aufwändiger, Veranstaltungen vor Ort zu organisieren, zum anderen kann es zu einer Entkopplung zwischen den zu Hause arbeitenden Mitarbeitenden und dem Unternehmen selbst kommen. Die interne Kommunikation muss daher sicherstellen, dass alle Beschäftigten mit Informationen versorgt werden – unabhängig davon, ob sie im Büro oder von zu Hause aus arbeiten.

3. Die Gefahr einer Informationsüberflutung vermeiden

Über immer mehr Kanäle erreichen uns heute immer mehr Informationen. Die Folge: Wir übersehen oder überfliegen Nachrichten. Eine Studie zum Umgang mit Mails am Arbeitsplatz geht sogar davon aus, dass etwa 61 Prozent der E-Mails am Arbeitsplatz ignoriert werden. Um dem entgegenzuwirken, ist es wichtig, relevante Inhalte zur richtigen Zeit über die richtigen Kanäle zu kommunizieren.

4. Kulturelle und sprachliche Unterschiede überbrücken

Unternehmen agieren zunehmend global und beschäftigen Menschen aus aller Welt. Diese unterschiedlichen Akteure müssen durch interne Kommunikation miteinander verbunden werden, unabhängig von ihrem kulturellen und sprachlichen Hintergrund. Und selbst wenn Englisch als Unternehmenssprache vorgegeben ist, müssen die Inhalte so angepasst werden, dass sie auch Nicht-Muttersprachler erreichen und kulturelle Unterschiede respektieren.

5. Gerüchte und Missverständnisse vermeiden

In einer schnelllebigen Welt verbreiten sich Gerüchte durch Echtzeitkommunikation auch in Unternehmen schnell, meist noch bevor eine Richtigstellung überhaupt möglich ist. Die interne Kommunikation muss daher besonders wachsam sein und Probleme schnell erkennen. Nur so kann sie schnell mit entsprechenden Plänen reagieren.

Alle Inhalte müssen außerdem vor der Veröffentlichung doppelt und dreifach geprüft werden, um Missverständnisse zu vermeiden.

Welche Instrumente sind wichtig für die interne Kommunikation?

Die Effektivität und Reichweite interner Kommunikationsinstrumente haben sich durch den technologischen Fortschritt dramatisch verändert. Das persönliche Gespräch und die papiergestützte Kommunikation werden zunehmend durch digitale Zwei-Wege-Lösungen ersetzt.

Weitverbreitete Instrumente zur internen Kommunikation sind beispielsweise:

  • Plakate und Informationswände: Diese können besonders effektiv in Arbeitsumgebungen sein, in denen Mitarbeitende keinen Zugang zu Arbeitscomputern oder -geräten haben, wie in Fabriken oder der Gastgewerbebranche.
  • Newsletter und Zeitschriften: Sie bieten die Möglichkeit, eine eingehendere Perspektive zu geben und können gedruckt oder elektronisch versandt werden.
  • Persönliche Meetings: Das können firmen- oder büroweite Treffen sein, geleitet vom CEO oder einer leitenden Führungspersonen, oder kleinere Gruppentreffen unter der Leitung des lokalen Managements.
  • Intranets: Sie zentralisieren Informationen, oft zu Richtlinien und Verfahren, bieten aber auch die Möglichkeit für Peer-to-Peer-Kommunikation.
  • E-Mails: Sie bieten die Möglichkeit, schriftliche Nachrichten, Links und Bilder einfach über die gesamte Organisation zu verteilen.
  • Echtzeitkommunikationstools und Arbeitsbereiche wie Slack: Diese ermöglichen die sofortige Kommunikation mit Einzelpersonen und Teams.
  • Videos: Die Pandemie hat den Aufstieg von Plattformen wie Microsoft Teams beschleunigt. Sie alle haben das Ziel, die Beteiligung zu erhöhen, indem sie Videopräsentationen ermöglichen und gleichzeitig die Möglichkeit zum Kommunizieren und Zusammenarbeiten geben.
  • Spezialisierte interne Kommunikationsplattformen: Solche Plattformen bieten das größte Potenzial für präzise gesteuerte interne Kommunikation. Sie ermöglichen eine echte, personalisierte Kommunikation mit Mitarbeitenden und dadurch einen echten Dialog. Tivians Communicate XI ist ein solches Tool.

 

Tivians Communicate XI ist das ideale Werkzeug zur Optimierung Ihrer internen Kommunikation. Zielgerichtete und personalisierte Kampagnen über verschiedene Kanäle wie Video, E-Mail und SMS bis hin zu Printprodukten machen es leicht, die interne Kommunikation auf die einzelnen Generationen mit ihren Bedürfnissen anzupassen. Ein intuitiv bedienbares Dashboard hilft Ihnen außerdem, den Überblick über alle Ihre Kommunikationsaktivtäten zu behalten. Mit Communicate XI ist es leicht, Ihre interne Kommunikation zu planen, zu verwalten, zu messen und zu skalieren – so wie es große Unternehmen auch tun.

Überblick interne Kommunikation mit Communicate XI

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So lässt sich die interne Kommunikation verbessern

Interne Kommunikation ist viel zu wichtig, um sie dem Zufall zu überlassen. Stattdessen brauchen Organisationen eine gut geplante Strategie mit personalisierten Inhalten.

Die Verbesserung der internen Kommunikation erfordert dabei immer folgenden mehrstufigen Prozess:

  1. Analysieren Sie aktuelle interne Kommunikationsaktivitäten: Was funktioniert gut, und was muss geändert werden? Befragen Sie Ihre Mitarbeitenden und Führungskräfte, um ihre Einsichten zu erhalten.
  2. Definieren Sie Ziele für die interne Kommunikation: Was möchten Sie mit Ihrem Programm erreichen? Ist es mit bestimmten Ereignissen verbunden, wie beispielsweise Umstrukturierung oder kultureller Wandel?
  3. Verstehen Sie Ihre Zielgruppen: Welche verschiedenen Personas gibt es in Ihrer Belegschaft, und wie können Sie sie am besten erreichen?
  4. Legen Sie Schlüsselbotschaften fest: Im Zusammenhang mit den Zielen: Welche Botschaften möchten Sie vermitteln? Stellen Sie sicher, dass die Botschaften konsistent sind, unabhängig davon, wer sie übermittelt und über welchen Kanal. Erstellen Sie eine Botschaften-Bibel, um Leitlinien für alle Beteiligten bereitzustellen.
  5. Definieren Sie KPIs: Legen Sie fest, wie Erfolg aussieht, um Ihr Programm und seine Wirksamkeit zu überwachen.
  6. Erstellen Sie einen zeitgesteuerten Plan: Sie können nicht erwarten, dass sich Dinge mit einer einzigen taktischen Maßnahme ändern? Legen Sie einen strukturierten Plan mit konkreten Meilensteinen und Inhalten fest.
  7. Erstellen Sie ansprechende Inhalte: Denken Sie wie ein Marketer und erstellen Sie schriftliche, elektronische und Videoinhalte, die bei Ihren Zielgruppen Anklang finden. Stellen Sie sicher, dass jede Kommunikation ehrlich, transparent und empathisch ist und Handlungsaufforderungen enthält, um zweigleisige Gespräche zu starten.
  8. Segmentieren und personalisieren: Jede Gruppe von Mitarbeitenden hat unterschiedliche Bedürfnisse – zum Beispiel benötigt eine neue Person im Team ganz andere Informationen als eine erfahrene Person. Stellen Sie sicher, dass Sie die unterschiedlichen Bedürfnisse verstehen und das Erlebnis personalisieren.
  9. Überwachen und verbessern: Messen Sie die Wirksamkeit und nutzen Sie diese Informationen, um die interne Kommunikation zu verbessern. Legen Sie dazu von Anfang relevante KPIs fest. Das können sowohl Metriken wie Öffnungsraten von E-Mails, Seitenaufrufe oder Logins sein, als auch Engagement-Metriken, zum Beispiel die Auswirkungen auf das Engagement Ihrer Mitarbeitenden, den NPS oder die Mitarbeiterzufriedenheit. Die Basis für all das bildet Mitarbeiterfeedback, auf dessen Basis Sie die Wirksamkeit Ihrer Maßnahmen beurteilen können.

 

Machen Sie es sich leicht – nutzen Sie Communicate XI

Communicate XI begleitet Sie den gesamten Prozess: von der Planung, Verwaltung, Messung bis hin zur anschließenden Skalierung Ihrer internen Kommunikation. Das Tool macht es einfach, auf Daten statt auf Ihr Bauchgefühl zu hören.

Interne Kommunikation mit Communicate XI planen, umsetzen und messen

Gestalten Sie Ihre interne Kommunikation neu und passen Sie Ihre Kampagnen an Ihre Mitarbeitenden an. Communicate XI hilft Ihnen dabei.

Inhalte werden immer persönlicher

Künstliche Intelligenz gibt die Chance, personalisierte Inhalte zur Verfügung zu stellen, deren Erstellung weniger Zeit in Anspruch nimmt – und genau solche individuellen, personalisierten Inhalte werden in Zukunft immer wichtiger.

Nahbarer, emotionaler Content wird wichtiger

Es geht darum, Gesichter hinter dem Unternehmen zu zeigen und ein Gleichgewicht zwischen privaten und nahbaren sowie berufsbezogenen Inhalten zu finden. Unternehmen sollten ihre Mitarbeitenden in Zukunft mit Emotionen statt mit Fakten ansprechen.

Multichannel-Ansatz: Kanäle müssen sinnvoll kombiniert werden

Nicht jeder Kanal ist für jede Information geeignet. Dringend benötigte Informationen müssen direkt zur Verfügung gestellt werden, zum Beispiel über eine digitale Lösung. Tiefgehende Informationen, zum Beispiel Interviews, lassen sich auch über gedruckte Mitarbeiterzeitungen teilen. Die interne Kommunikation muss den Kanal immer auf den Content anpassen und einen Multichannel-Ansatz wählen.

Dieser Multichannel-Ansatz bietet gleichzeitig die Chance, auf die unterschiedlichen Mitarbeiterbedürfnisse zu reagieren.

Weniger ist mehr: die interne Kommunikation muss sich kurz fassen

„Snackable Content“ ist das Stichwort – also Inhalt, der kurz, einfach und schnell konsumierbar ist. Dabei gilt: Je kürzer, desto besser. Bilder, Videos und Grafiken gewinnen demnach immer mehr an Bedeutung, wohingegen Textwüsten immer weniger Anklang finden. Dieser Trend verstärkt sich insbesondere mit dem Eintritt der Generation Z in die Arbeitswelt.

Auch wenn es um die Auswahl der Kanäle geht, geht es immer mehr darum, die Komplexität zu reduzieren – und das bedeutet: Unternehmen sollten zwar einen Multichannel-Ansatz wählen, allerdings nur so viele Kanäle wie nötig etablieren und sich auf die wirklich relevanten Inhalte fokussieren. Schließlich befinden wir uns in einer VUCA-Welt, die von Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Mehrdeutigkeit geprägt ist.

Interne Kommunikation wird zum Anker im Change Management

In Zeiten, in denen in vielen Unternehmen viele Veränderungen gleichzeitig anstehen, hat die interne Kommunikation eine tragende Rolle für den Erfolg: Sie bereitet die Informationen verständlich und transparent auf, bündelt sie und stellt sie allen Mitarbeitenden zur Verfügung. So begleitet die interne Kommunikation den gesamten Prozess, vermeidet Gerüchte und Vorbehalte und stellt sicher, dass alle Mitarbeitenden aus erster Hand über Änderungen informiert werden.

Interne Kommunikation muss am Anfang der Employee Journey beginnen

Am Anfang der Employee Journey bedeutet: Noch vor Eintritt ins Unternehmen beginnt die interne Kommunikation. Dabei ist die Kommunikation vor der Bewerbung und vor dem Onboarding genauso wichtig wie die Kommunikation nach dem Austritt.

Anders gesagt: Die interne Kommunikation spielt entlang der gesamten Employee Journey eine wichtige Rolle.

Interne Kommunikation entlang der Employee Journey

Die Datenanalyse gewinnt an Bedeutung

Neue Technologien geben den Teams der internen Kommunikation auch die Chance, die Prozesse zu messen, zu analysieren und anschließend zu skalieren. Unternehmen, die ihre innerbetriebliche Kommunikation mit KPIs untermauern, hören nicht auf ihr Bauchgefühl, sondern auf ihre Mitarbeitenden. Eine datengetriebene Kommunikation gibt die Chance für relevante Veränderungen.

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