Warum ist es so wichtig, die interne Kommunikation zu verbessern?
Die Menschen sind das größte Kapital einer jeden Organisation. Jedes Unternehmen muss sich also zunehmend mehr darauf konzentrieren, das Beste aus den eigenen Mitarbeitenden herauszuholen. Dabei ist die interne Kommunikation von zentraler Bedeutung. Sie versorgt Ihre Mitarbeitenden mit den Informationen, die sie für eine effektive Arbeit benötigen, verbindet sie mit Ihrer Unternehmensstrategie und den Unternehmenszielen und stärkt das Engagement am Arbeitsplatz.
Wie verbessert man die interne Kommunikation im Unternehmen?
Die Durchführung interner Kommunikationsprogramme ist für alle Arten von Organisationen unerlässlich. Jedes Programm erfordert allerdings einen strategischen Ansatz, der ständig überwacht, gemessen und verbessert werden muss.
Tagtäglich begleiten wir von Tivian Unternehmen bei der Verbesserung der Employee Experience und damit auch dabei, die interne Kommunikation nachhaltig und kontinuierlich zu optimieren. Auf der Grundlage unserer Erfahrung haben sich 15 wichtige Best Practices ergeben:
1. Erstellen Sie einen Gesamtplan, der mit den Unternehmenszielen verknüpft ist
Es ist wichtig, dass die interne Kommunikation nicht ad hoc, sondern strategisch und geplant erfolgt. Sie sollte eng auf die Unternehmensziele abgestimmt sein und deren Erreichung unterstützen.
Wenn beispielsweise eine stärkere Kundenorientierung ein Hauptziel ist, dann muss die interne Kommunikation die Bedeutung der Kundschaft widerspiegeln.
Ihnen fehlt noch die richtige Strategie für Ihre interne Kommunikation? Mehr dazu, wie Sie eine Strategie für die interne Kommunikation entwickeln.
2. Fokussiert bleiben
Sobald Sie eine Strategie und einen Plan haben, ist es wichtig, dass Sie sich darauf konzentrieren. Seien Sie darauf vorbereitet, „Nein“ zu sagen, wenn Manager mit Ideen für neue interne Kommunikationskampagnen zu Ihnen kommen und diese nicht mit Ihrem Zeitplan und Ihren Botschaften übereinstimmen. Denn sonst verlieren Sie den Fokus und die Konsistenz.
Denken Sie jedoch daran, dass Sie nicht jede Kommunikation im gesamten Unternehmen kontrollieren können. Lassen Sie zum Beispiel Abteilungen und Büros ihre eigenen Initiativen starten, wenn diese nur für die dort arbeitenden Mitarbeitenden relevant sind, aber nicht in die übergeordnete Strategie Ihrer internen Kommunikation passen.
3. Seien Sie integrativ und beziehen Sie alle ein
Interne Kommunikationsprogramme können nur dann erfolgreich sein, wenn sie von der gesamten Organisation unterstützt werden. Beginnen Sie also damit, die Geschäftsleitung in Ihren Plan einzubeziehen und gewinnen Sie sie als Befürworter. So zeigen Sie auch, dass die interne Kommunikation für das Unternehmensziel wichtig ist.
Beziehen Sie verschiedenen Abteilungen und Ämter ein, indem Sie sich deren Bedürfnisse anhören. Stellen Sie dabei unbedingt sicher, dass Ihr Programm deren Anforderungen widerspiegelt. Denn Ihre Mitarbeitenden sind von entscheidender Bedeutung, damit Ihr Programm funktioniert.
4. Hören Sie den Mitarbeitenden aufgeschlossen zu
Konzentrieren Sie sich auf Ihre Mitarbeitenden und Ihre Bedürfnisse. Nehmen Sie sich die Zeit, um herauszufinden, woran sie interessiert sind, wie sie auf die Inhalte zugreifen wollen und welchen Ton sie erwarten.
Wenn Sie das Feedback Ihrer Mitarbeitenden einholen und berücksichtigen, entstehen Gespräche in beide Richtungen, die es wahrscheinlicher machen, dass die Programme Ergebnisse liefern und genaue Wege zur Verbesserung Ihrer internen Kommunikation aufzeigen.
Communicate XI und Discover XI helfen Ihnen
Während sich viele Lösungen hauptsächlich auf Feedback- oder Kommunikationstools konzentrieren, bietet Tivian beides. Für Sie bedeutet das: Sie können nicht nur Erkenntnisse gewinnen, sondern auch Maßnahmen kommunizieren. Wir nennen es Experience Intelligence, oder kurz XI.
5. Stellen Sie Ihre Mitarbeitenden in den Mittelpunkt
Der beste Weg, das Engagement zu fördern, ist die Einbeziehung Ihrer Mitarbeitenden in Ihr Programm. Nutzen Sie es, um die Erfolge Ihrer Mitarbeitenden zu feiern und hervorzuheben. Schließlich ist es nicht nur schön, über die Erfolge von Kolleginnen und Kollegen zu lesen. Es ist auch motivierend und wird Ihre Mitarbeitenden dazu ermutigen, Informationen weiterzugeben.
Das für die interne Kommunikation verantwortliche Team sollte dabei nicht nur Beziehungen zu Managern aufbauen, sondern auch lokale oder abteilungsspezifische „IC-Champions“ schaffen, die als Ansprechpartner für Fragen zur internen Kommunikation dienen. So stellen Sie übrigens auch sicher, dass Sie interne Einflussnehmer an Bord haben.
Und ganz wichtig: Denken Sie daran, dass Sie das gesamte Unternehmen erreichen müssen. Stellen Sie also sicher, dass Ihre Maßnahmen auch diejenigen erreichen, die keinen Zugang zu PCs oder E-Mail-Konten haben.
6. Verwenden Sie klare, konsistente Botschaften
Nichts verwirrt Mitarbeitende mehr, als wenn sie Mitteilungen in unterschiedlichen Stilen und mit widersprüchlichen Botschaften erhalten.
Seien Sie also in jeder Kommunikation konsistent. Entwickeln Sie eine starke Brand Voice, die zu Ihren Bedürfnissen passt, und sorgen Sie dafür, dass alle Mitarbeitenden diese durch einen klaren internen Leitfaden für die Nachrichtenübermittlung übernehmen.
Vergewissern Sie sich, dass jede Kommunikation einen Zweck hat und Ihre Gesamtbotschaft unterstützt.
7. Gestalten Sie Ihre Inhalte ansprechend und fesselnd
Wenn es um Inhalte geht, denken Sie wie ein Marketer: Nutzen Sie Storytelling, um Ihr Publikum anzusprechen und Ihre Botschaft zu vermitteln. Halten Sie die Kommunikation klar und prägnant, aber scheuen Sie sich nicht, auch mal Spaß zu haben und unbeschwert zu sein, wenn es angebracht ist.
Verwenden Sie verschiedene Arten von Inhalten: E-Mail, Newsletter, Infografiken, Videos und Podcasts zum Beispiel.
Gestalten Sie Ihre Kommunikation nicht nur visuell, sondern auch interaktiv durch ein Quiz, Wettbewerbe, Umfragen, Fragerunden und Webinare.
Wenig Aufwand, viel Wirkung: Gestalten Sie Ihre Inhalte einfach mit Communicate XI
8. Personalisieren Sie Ihre Kommunikation, um unterschiedlichen Bedürfnissen gerecht zu werden
Die heutige Mehrgenerationenbelegschaft besteht aus Mitarbeitenden mit unterschiedlichen Erfahrungen, unterschiedlichen kulturellen – und vielleicht sogar sprachlichen – Hintergründen. Und sie alle wünschen sich verschiedene Arten von Informationen über verschiedene Kanäle.
Stellen Sie sicher, dass Sie ihre Bedürfnisse verstehen und erfüllen, indem Sie Ihre Zielgruppen segmentieren – und daran denken, mehrere Sprachen abzudecken, wenn Sie international tätig sind.
Berücksichtigen Sie auch die wachsende Zahl von Fern- oder Hybridmitarbeitenden, indem Sie ihnen zum Beispiel die Möglichkeit geben, online an Veranstaltungen teilzunehmen.
Nutzen Sie Daten, um Ihre Kommunikation noch stärker zu personalisieren, und zwar bis auf die individuelle Ebene. Nutzen Sie die Antworten Ihrer Mitarbeitenden, um sich ein detailliertes Bild von ihren Bedürfnissen zu machen.
Sprechen Sie Ihre Mitarbeitenden direkt an und nutzen Sie den Kanal, der für sie am besten ist. Communicate XI hilft Ihnen dabei.
9. Nutzen Sie eine intelligente Mischung aus verschiedenen Kanälen
Es gibt mehrere Möglichkeiten Ihre Mitarbeitenden zu erreichen: per E-Mail, in persönlichen Gesprächen, Webinaren, Newslettern und Intranets. Verlassen Sie sich nicht nur auf einen Kanal, sondern nutzen Sie eine Mischung aus verschiedenen Kanälen, abhängig von der Botschaft, ihrer Dringlichkeit und der Aktion, die die Mitarbeitenden durchführen sollen.
Intranets eignen sich beispielsweise gut für den Austausch statischer Dokumente (wie Richtlinien und Urlaubsformulare), während E-Mails oder Instant Messaging die Mitarbeitenden schnell erreichen und sinnvoll sind, wenn der Inhalt dringend ist.
Denken Sie bei der Nutzung digitaler Kanäle daran, dass die meisten Mitarbeitenden mit ihrem Smartphone auf die Informationen zugreifen. Verwenden Sie daher immer ein responsives Design, um alles mobilfreundlich zu gestalten.
10. Halten Sie eine regelmäßige Abfolge ein
Wenn Sie ein internes Kommunikationsprogramm starten, gibt es viel zu sagen.
Widerstehen Sie der Versuchung, Ihre Mitarbeitenden sofort mit Nachrichten zu überhäufen. Erstellen Sie einen Kalender, in dem Sie die Kommunikation zeitlich staffeln. Das hilft auch bei der Verwaltung und Planung Ihrer Arbeitsbelastung. Halten Sie sich dabei an Fristen. Wenn Sie Ihren Mitarbeitenden gesagt haben, dass sie einen monatlichen Newsletter erhalten werden, sollten Sie sich daran halten.
Wiederholen Sie bei Bedarf Ihre Botschaften auf eine neue Art und Weise – zum Beispiel wenn die Gefahr besteht, dass Ihre Mitarbeitenden die erste E-Mail mit wichtigen Informationen übersehen haben.
Mit Communicate XI verwalten Sie jede einzelne Kampagne und halten sich an Ihren Zeitplan.
11. Über digitale Kanäle hinausgehen
In Anbetracht der Allgegenwart von E-Mail und anderen digitalen Kanälen ist es verlockend, Ihre Strategien ausschließlich auf diese auszurichten. Es gibt jedoch eine breite Palette von Instrumenten und Kanälen. Und auch wenn die digitalen Möglichkeiten immer mehr Spielraum bieten, ist es wichtig, die physischen Kanäle nicht zu vernachlässigen. Plakate am Arbeitsplatz oder eine Gestaltung der Büroräume, die die soziale Interaktion fördert, können weiterhin sinnvoll sein, um die Botschaften an alle Ihre Mitarbeitenden weiterzugeben.
12. Mit smarten Technologien die Effizienz steigern
Teams, die sich um die interne Kommunikation kümmern, haben viel zu tun und müssen die ständig steigenden Erwartungen von Mitarbeitenden und Stakeholdern erfüllen. Die einfache Empfehlung ist daher: Investieren Sie in Technologien und Tools, die Ihnen dabei helfen, sich auf Botschaften und Inhalte zu konzentrieren, statt darauf, sie aufwendig zu verwalten.
Tivians Communicate XI ist genau das.
13. Testen Sie alles
Maximieren Sie die Chancen für eine erfolgreiche Kommunikation, indem Sie alles testen, bevor Sie es an die gesamte Organisation senden. Testen Sie Botschaften und Kampagnen in kleinen Gruppen, zum Beispiel mit Ihren IC-Champions, um sicherzustellen, dass sie ankommen und die gewünschte Wirkung erzielen. Das bietet auch die Möglichkeit, verschiedene Perspektiven einzubringen und auf Nummer Sicher zu gehen, dass die Botschaften nicht nur leicht zu verstehen sind, sondern auch bei allen Zielgruppen auf positive Resonanz stoßen.
14. Seien Sie auf Gegenwind vorbereitet
Bei der internen Kommunikation geht es nicht nur um die Übermittlung guter Nachrichten. Die interne Kommunikation ist auch ein wichtiger Bestandteil des Change Managements sowie der Krisenkommunikation. Sie übermittelt also auch Nachrichten, die Ihre Mitarbeitenden vielleicht nicht hören möchten.
Zeigen Sie Einfühlungsvermögen, versuchen Sie, negative Reaktionen zu verstehen, und gestalten Sie Ihre Kommunikation transparent und deutlich, um Unklarheiten zu vermeiden. Denken Sie daran, dass Sie nur der Bote sind. Nehmen Sie Kritik nie persönlich.
15. Ständig messen und verbessern
Das kontinuierliche Messen der Auswirkungen und regelmäßige Nutzung von Feedback sind die Grundlage für alle Verbesserungen der internen Kommunikation. Nur wenn Sie wissen, wie Ihre Aktivitäten ankamen und das Feedback Ihrer Mitarbeitenden für Veränderungen nutzen, können Sie die interne Kommunikation wirksam verbessern.
Das bedeutet, dass Sie zunächst klare Messgrößen festlegen müssen (z. B. Öffnungsraten, Klickraten oder Engagement). Die daraus resultierende Datenanalyse hilft Ihnen festzustellen, wo Änderungen erforderlich sind. Untersuchen Sie, welche Arten von Inhalten am besten funktionieren, und prüfen Sie, ob Sie mehr davon einsetzen können. Gehen Sie auch ins Detail. Eine Kampagne mag insgesamt gut laufen, aber kommt sie bei verschiedenen Segmenten oder Niederlassungen gleichermaßen gut an?
Tivians Communicate XI erleichtert die Erfolgsmessung, indem Sie alle wichtigen KPIs auf einen Blick sehen.
Klar ist natürlich: Jedes Unternehmen ist anders. Aber Unternehmen aller Größen und Branchen können einige oder alle dieser Beispiele für ihre interne Kommunikation nutzen und so die Effektivität steigern und das Engagement erhöhen.
Nutzen Sie Communicate XI zur Verbesserung Ihrer internen Kommunikation
Unser Tool macht es einfach, dynamische, personalisierte Inhalte zu entwickeln, Ihre Botschaften zum richtigen Zeitpunkt zu kommunizieren und Ihr Programm effektiv zu verwalten und zu verbessern.
