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Mitarbeiterbefragungen sind das Fundament einer mitarbeiterorientierten Personal- und Unternehmensentwicklung. Sie zeigen Ihnen, was Ihre Mitarbeitenden wirklich denken, identifizieren Handlungsbedarf und bilden die Grundlage für geeignete Veränderungsprozesse. Doch nur mit einer professionellen Auswertung können die richtigen Veränderungen angestoßen werden – und nur die richtigen Veränderungen führen zu engagierteren Mitarbeitenden, die leistungsbereiter, loyaler und motivierter sind. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Mitarbeiterbefragung auswerten und wie Ihnen die intelligente Mitarbeiterbefragungssoftware von Tivian dabei hilft.

Wie lässt sich eine Mitarbeiterbefragung auswerten?

Die Auswertung Ihrer Mitarbeiterbefragung umfasst drei wesentliche Schritte:

1. Analyse

2. Reporting

3. Folgeprozess

Der Folgeprozess bildet das Herzstück der Mitarbeiterbefragung und entscheidet über deren Erfolg. Natürlich basiert die Zuverlässigkeit der Daten auch auf der Befragung selbst: Eine professionelle Durchführung Ihrer Mitarbeiterbefragung ist deshalb unerlässlich.

Die Analysephase

Das Ziel Ihrer Mitarbeiterbefragung gibt die Struktur der Auswertung vor. Um am Ende genau die richtigen Veränderungen anzustoßen, sind folgende Schritte notwendig:
1. Ermitteln Sie konkrete Management-KPIs: Legen Sie den Fokus auf konkrete Key Performance Indicators statt auf abstrakte Ziele. Nur konkret messbare Zahlen erlauben eine exakte Analyse.
2. Identifizieren Sie Treiberfaktoren: Welche Faktoren haben einen Einfluss?
3. Bilden Sie Benchmarks und Vergleichsgrößen: Idealerweise helfen vergangene Mitarbeiterbefragungen beim Vergleich Ihrer Daten. Führen Sie zum ersten Mal eine Mitarbeiterbefragung durch, ist es möglicherweise auch sinnvoll, Industriebenchmarks heranzuziehen.

Die Reportingphase

Nach der Analysephase findet das Reporting statt: Dazu werden die Ergebnisse visuell in Form von Reports und Dashboards aufbereitet und anschließend präsentiert. Während der Ergebnispräsentationen an Geschäftsführer und Gremien sollten Sie auch Ihre Mitarbeitenden benachrichtigen. Gibt es positive Veränderungen? Dann teilen Sie diese Ihrem Team mit. Das stärkt das Vertrauen Ihrer Mitarbeitenden.

Der Folgeprozess

Die Qualität des Folgeprozesses entscheidet maßgeblich über den Erfolg Ihrer Mitarbeiterbefragung: Nur wenn Sie geeignete Maßnahmen umsetzen und den Folgeprozess der Mitarbeiterbefragung konsequent vorantreiben, führt Ihre Umfrage zum Ziel. Welche konkreten Maßnahmen müssen umgesetzt werden, um zum Beispiel das Mitarbeiterengagement zu verbessern? Was sind die Treiberfaktoren der hohen Fluktuation und wie können sie beeinflusst werden?
Scheitert der Folgeprozess, kann das zu Frustration und Demotivation Ihrer Mitarbeitenden führen, denn die haben sehr wahrscheinlich bereits eine Erwartungshaltung.
Die gute Nachricht: Sobald der Dialog zwischen Unternehmen und Mitarbeitenden kontinuierlich stattfindet, beginnt der Wandel meist automatisch. Erheben Sie deshalb regelmäßig Feedback und setzen Sie es gezielt ein, um positive Veränderungen anzustoßen. Die Mitarbeiterbefragungssoftware von Tivian hilft Ihnen dabei.

Tipps für die Auswertung Ihrer Mitarbeiterbefragung

1. Wahren Sie die Objektivität der Befragung
Die Auswertung der Daten muss objektiv erfolgen – nur so kann die Anonymität der Befragten gewahrt und zugleich sichergestellt werden, dass die Ergebnisse auch wirklich zu geeigneten Maßnahmen führen. Während der Auswertung dürfen keine Rückschlüsse auf Mitarbeitende gezogen werden.

2. Bereinigen Sie die Ergebnisse
Empfinden Ihre Mitarbeitenden die Teilnahme an der Befragung als Pflicht, kann das zu verfälschten Ergebnissen führen: Sie füllen den Fragebogen schnell aus, überfliegen Frage und Antwort und versuchen, die Befragung möglichst schnell zu beenden. Meist sind dann Muster im Antwortverhalten erkennbar. Sogenannte „Liner“ wählen bei jeder Frage die gleiche Ausprägung.
Auch die Bearbeitungszeit gibt Auskunft darüber, wie zuverlässig die Antworten sind: Benötigt jemand nur wenige Minuten, um den Fragebogen ausfüllen, obwohl die durchschnittliche Bearbeitungszeit bei etwa zehn Minuten liegt, sollte dieser Fragebogen möglicherweise aus der Auswertung ausgeschlossen werden.
Unser Experten-Tipp: Gewinnen Sie den Betriebsrat im Vorfeld für Ihre Mitarbeiterbefragung. Die Unterstützung des Betriebsrats wirkt sich in der Regel positiv auf die Datenqualität und die Rücklaufquote aus.

3. Nutzen Sie die Ergebnisse als Motor für Change
Mitarbeiterbefragungen können als reines Messinstrument genutzt werden, aber vor allem als Motor für Change dienen – doch nur, wenn Sie die richtigen Fragen stellen und die richtigen Veränderungen ableiten. Eine saubere Auswertung Ihrer Daten ist daher wichtig. Viel wichtiger ist jedoch die Veränderung selbst.

4. Berücksichtigen Sie alle Antworten – auch die von offenen Fragen
Anders als Antwortskalen lassen sich offene Fragen meist nur mühsam auswerten, denn die Antworten können sehr unterschiedlich ausfallen. Dabei decken diese meist Themen auf, die im eigentlichen Fragenkatalog gar nicht vorgesehen waren. Entsprechend wichtig sind sie.
Doch wie kann ich offene Fragen auswerten? Treten Überschneidungen auf, bündeln Sie die Antworten in Kategorien. In den jeweiligen Kategorien können Sie dann ebenfalls Häufigkeitszählungen aufnehmen. Diese qualitative Inhaltsangabe ist die klassischste Methode zur Auswertung offener Fragen.

Effiziente Auswertung dank intelligenter Software

Der Einsatz unserer intelligenten Mitarbeiterbefragungssoftware hilft Ihnen bei der Auswertung Ihrer Mitarbeiterbefragung: Tivians Mitarbeiterbefragungssoftware übernimmt jedoch nicht nur die Auswertung Ihrer Daten, sondern auch die übersichtliche Darstellung der Ergebnisse und bildet so eine gute Grundlage für die Präsentation Ihrer Ergebnisse.
Darüber hinaus bieten wir Ihnen mit der Tivian Academy eine umfassende Auswahl an Trainingsprogrammen, die Ihnen bei der Auswertung helfen: Wie können die Daten übersichtlich ausgewertet werden? Welche Fehler gilt es zu vermeiden? Und welche Tipps helfen mir bei einem professionellen Reporting? Unsere Trainings liefern Ihnen die passenden Antworten!
Noch mehr Informationen rund um die Mitarbeiterbefragung erfahren Sie in unserem Blog-Beitrag zur Mitarbeiterbefragung.