AI und HR: Über die Auswirkungen von Künstlicher Intelligenz (KI) im Personalwesen

Seit der Einführung und dem rasanten Wachstum von generative AI, wie dem Chatbot ChatGPT, hat sich der AI-Trend beschleunigt – und klar ist schon jetzt: Artificial intelligence, auf Deutsch „Künstliche Intelligenz (KI)“, wirkt sich auf alle Arbeitsbereiche aus. Während manche Branchen noch wenig Berührung damit haben, ist das Personalwesen besonders betroffen. Der HR-Experte Josh Bersin geht sogar davon aus, dass “AI (und insbesondere generative AI) die HR-Tech-Landschaft radikal verändern wird”.

Wie also verändert KI das Personalwesen? Lesen Sie alles zu den Auswirkungen künstlicher Intelligenz im HR-Management (HRM), den Vorteilen, die sie bietet, und den Herausforderungen, die sie mit sich bringt.

Wie wird KI im Personalwesen eingesetzt?

KI kann im gesamten Personalwesen eingesetzt werden und den Lebenszyklus eines Mitarbeitenden vollumfänglich abdecken – von der Rekrutierung über das Onboarding bis hin zu Schulung und Engagement.

KI im Recruiting

Heutige Rekrutierungsprozesse können komplex und zeitaufwendig sein – und trotz Anstrengungen gibt es dabei keine Garantie, dass der beste Kandidat oder die beste Kandidatin ausgewählt wird. Stattdessen verlassen sich Recruiter auf ihre Erfahrung und subjektive Einschätzung.

Die Einführung von KI in der Talentakquise strafft den Prozess, sorgt für eine schnellere Besetzung von Stellen und hilft, individuelle Subjektivität und Voreingenommenheit zu beseitigen.

KI kann das Personalrecruiting in vielerlei Hinsicht unterstützen:

• Einsatz von generative AI zur Erstellung besserer Stellenbeschreibungen, die alle erforderlichen Fähigkeiten abdecken und damit klarer machen, wonach Ihr Unternehmen sucht
• Automatisches Screening von Lebensläufen anhand dieser Spezifikationen, um Auswahllisten zu erstellen, die von Menschen geprüft werden. Das ist besonders nützlich für Stellen, auf die Hunderte von Bewerbungen eingehen, schließlich verkürzt es die Überprüfungszeiten drastisch.
• Analyse von Daten außerhalb des CVs, zum Beispiel in den sozialen Medien, damit Bewerbende nicht nur aufgrund ihrer Ausbildung oder Qualifikation in die engere Auswahl kommen, sondern möglicherweise auch auf Basis anderer Fähigkeiten oder Kompetenzen
• Durchführung von Vorgesprächen, zum Beispiel durch kurze Fragebögen, um Informationen zu sammeln, die dann von menschlichen Interviewern verwendet werden können
• Erstellung relevanter, personalisierter und unvoreingenommener Fragen, die die Interviewer verwenden können
• Analyse von Interviews, ob in Textform, als Aufzeichnung oder als Video, um den Kontext für Einstellungsentscheidungen zu erweitern
• Senden von personalisierten Antworten an die Bewerbenden während des gesamten Bewerbungsprozesses. Die Antworten können zum Beispiel genauer darauf eingehen, warum ihnen eine bestimmte Stelle nicht angeboten wurde, aber auch andere Stellen vorschlagen, die möglicherweise besser geeignet sind. Dies trägt dazu bei, eine kontinuierliche Beziehung zu den Bewerbenden aufzubauen und stärkt die Arbeitgebermarke.
• Analyse und Optimierung des gesamten Recruiting-Prozesses, um Bereiche mit Verbesserungspotenzial aufzuzeigen

All diese Anwendungsmöglichkeiten machen den Recruiting-Prozess schneller und individueller für die Bewerbenden und das Unternehmen selbst. Sie beseitigen Engpässe und sorgen für ein nahtloses, durchgängig gutes Erlebnis.

KI im Onboarding

Es ist in zweierlei Hinsicht von entscheidender Bedeutung, dass neue Mitarbeitende ein gutes Onboarding-Erlebnis haben: Zum einen stellen Unternehmen so sicher, dass sie schnell einsatzbereit sind und einen Beitrag zum Unternehmen und den individuellen Zielen leisten. Zum anderen besteht ein eindeutiger Zusammenhang zwischen einem positiven Onboarding-Erlebnis und der Verweildauer in einer Position, sodass ein guter Start in die Unternehmenskarriere von entscheidender Bedeutung für langjährige Mitarbeitende ist.

KI unterstützt das Onboarding auf verschiedene Weise:

• Die KI übernimmt den administrativen Teil des Onboardings, zum Beispiel die Überprüfung von Dokumenten und Berechtigungsnachweisen, die Ausstellung von Ausweisen und die Bereitstellung von Zugängen
• Dank spezialisierten HR-Chatbots beantwortet KI Fragen neuer Mitarbeitender sofort und rund um die Uhr und gibt ihnen so mehr Sicherheit
• Die KI gibt Zugang zu Einführungsveranstaltungen, hebt die wichtigsten Trainings oder Kurse hervor und bringt neue Mitarbeitende so auf den neuesten Stand
• KI hilft bei einem raschen Wissenstransfer und stellt sicher, dass Mitarbeitende Richtlinien und Verfahren verstehen und dadurch schneller produktiv Untersuchungen von Stanford und dem MIT haben ergeben, dass KI die Produktivität von Mitarbeitenden in Contact Centern um 14 Prozent gesteigert hat. Neueinsteiger waren sogar um 35 Prozent produktiver, weil sie sich schneller einarbeiten konnten. Mitarbeitende mit zwei Monaten Erfahrung, die KI einsetzten, erbrachten im Wesentlichen die gleiche oder eine bessere Leistung als Agenten mit mehr als sechs Monaten Erfahrung, die ohne KI arbeiteten.

KI in der Personalentwicklung

Um wettbewerbsfähig zu bleiben, ist es entscheidend, dass Ihre Mitarbeitenden ihre Fähigkeiten weiterentwickeln und engagiert bleiben. Das Problem: Heutige Generationen wollen auf unterschiedliche Art und Weise lernen und sich weiterentwickeln. HR-Teams müssen demnach unterschiedlichen Anforderungen von Mehrgenerationen-Teams gerecht werden.

KI unterstützt die Entwicklung von Mitarbeitenden durch:

• automatisches Vorschlagen von relevanten Kursen und Fähigkeiten für Mitarbeitende, um sie in ihrer Entwicklung zu unterstützen
• den Einsatz intelligenter Chatbots als personalisierte Mentoren für einzelne Mitarbeitende. Er kann mit ihnen zusammenarbeiten, um Lücken in ihren Fähigkeiten zu schließen, vom Eintritt in ein Unternehmen bis zu ihrem Ausscheiden.
• den Zugang zu Schulungskursen im richtigen Format. Da die KI den Lernstil des Mitarbeitenden kennt, werden die Informationen auf die spezifischen Bedürfnisse und Zeitvorgaben zugeschnitten.

KI im Talentmanagement

In schnell verändernden Branchen ist es schwierig, heute zu wissen, welche Talente morgen gebraucht werden. KI-Talentmanagement ist in der Lage, sowohl die vorhandenen Fähigkeiten zu analysieren als auch diejenigen vorherzusagen, die in Zukunft benötigt werden, so dass Unternehmen in der Lage sind:

• künftige Kompetenzprofile durch Marktanalysen zu identifizieren. KI hilft auch dabei, eine Strategie zu entwickeln, um die gefragten Kompetenzen im Team zu entwickeln
• die Fähigkeiten ihrer Mitarbeitenden im gesamten Unternehmen zu analysieren und sie für relevante Aufgaben und Bereiche vorzuschlagen, um die interne Zusammenarbeit zu fördern
• Vorhersagen zu treffen, wann und wo neue Mitarbeitende benötigt werden, um Stress und Arbeitsbelastung für die vorhandenen Mitarbeitenden zu verringern. Dank KI können Unternehmen Entscheidungen schneller und jederzeit rechtzeitig treffen.

KI für allgemeine HR-Aufgaben

Die alltägliche Personalverwaltung umfasst zurzeit einen hohen Anteil an manueller Verwaltung, die nahezu vollständig an KI delegiert werden kann. Der Vorteil: So können sich HR-Teams auf höherwertige Tätigkeiten konzentrieren, bei denen menschliche Fähigkeiten wie Empathie gefragt sind. Letztlich wird das das Mitarbeitererlebnis insgesamt verbessern.

Zu den allgemeinen Anwendungen von HR und AI gehören:

• Beantwortung von Routinefragen über personalisierte Chatbots. So können Mitarbeitende beispielsweise herausfinden, wie viele Urlaubstage ihnen zustehen, Überstunden oder die Berechtigung für Schulungen prüfen, ohne mit einem Mitarbeitenden der Personalabteilung sprechen zu müssen.
• Automatisierung von Lohn- und Gehaltsabrechnung und der Verwaltung der Sozialleistungen auf Grundlage des Vertrags und der Bedürfnisse des einzelnen Mitarbeitenden
• Erstellung neuer Richtlinien und Verfahren, Stellenbeschreibungen und Verträge. Diese müssen zwar von Personalern oder Anwälten überprüft und abgezeichnet werden, aber KI kann den Großteil der Arbeit übernehmen und nahezu fertige Entwürfe erstellen.
• Analyse von Mitarbeiterfeedback – sowohl aus Umfragen als auch über andere, unstrukturierte Kanäle. Dank Textanalysen hebt KI verbesserungswürdige Bereiche hervor und sagt potenzielle Probleme vorher, die Unternehmen angehen müssen. So kann KI beispielsweise dabei helfen, Mitarbeitende zu identifizieren, bei denen ein höheres Risiko besteht, dass sie das Unternehmen verlassen. Die KI gibt auch Empfehlungen, wie solche Mitarbeitende zum Bleiben bewegt werden.

Das sind nur einige Beispiele für den Einsatz von AI im HR-Bereich. Mit der Weiterentwicklung werden noch viele weitere entstehen, von denen Mitarbeitende, HR-Teams und das gesamte Unternehmen profitieren werden. Die Kombination von KI und Personalwesen wird Unternehmen einen enormen Nutzen bringen. Wichtig ist allerdings, dass die künstliche Intelligenz weiterhin überwacht wird, um Risiken zu reduzieren.

Was sind die Vorteile von KI im Personalwesen?

Es gibt zahlreiche Vorteile, von denen Unternehmen durch den Einsatz von KI profitieren. Sie alle lassen sich auf vier Haupt-Vorteile runterbrechen:

1. Mehr Effizienz

Durch die Automatisierung von Prozessen und Erstellung von Materialien (z. B. Interviewfragen oder Verträge) durch KI kann die Personalabteilung wesentlich effizienter arbeiten. Dadurch können HR-Teams Prozesse wie die Personalbeschaffung oder -entwicklung beschleunigen und Lücken schneller schließen. All das trägt das zu einer höheren Wettbewerbsfähigkeit bei.

2. Weniger Kosten

Die Automatisierung durch KI senkt Kosten und ermöglicht es HR-Teams, mit demselben Budget mehr zu erreichen.

27 Prozent der befragten HR-Mitarbeitenden in der globalen KI-Umfrage von McKinsey gaben an, dass die Einführung von KI im HR zu einer Kostensenkung von bis zu 10 Prozent geführt hat. In einer Zeit, in der der Druck auf Budgets zunimmt, hilft KI den Personalabteilungen, ihre Ausgaben zu rechtfertigen und sich auf die richtigen Bereiche zu konzentrieren.

3. Bessere Entscheidungsfindung

Die Datenmengen, die HR-Teams inzwischen zur Verfügung stehen, nehmen exponentiell zu. Vom Mitarbeiterfeedback bis hin zu Informationen über die Personalbeschaffung – all die Daten bieten tiefe Einblicke, die genutzt werden können, um bessere Entscheidungen zu treffen und Abläufe zu optimieren. Die manuelle Analyse dieser wachsenden Datenmengen ist jedoch schwierig, fast unmöglich. KI hilft, indem sie die erhobenen Daten automatisiert nach Erkenntnissen durchsucht und den Personalverantwortlichen zur Verfügung stellt, um die Entscheidungsfindung zu verbessern.

4. Möglichkeit, sich auf strategischere, innovative Bereiche zu konzentrieren

Durch die Verringerung des Verwaltungsaufwands und die Bereitstellung von mehr Einblicken können die HR-Teams eine strategischere Rolle übernehmen. Personalabteilungen können sich auf die „menschliche Seite“ ihrer Arbeit konzentrieren. Sie können ihre Empathie einsetzen, um die Erfahrungen der Mitarbeitenden zu verstehen und zu verbessern – und sie können innovative Strategien entwickeln und einführen, die sicherstellen, dass die Organisation über die richtige Struktur und Kultur verfügt, um den zukünftigen Herausforderungen zu begegnen.

Was sind die Herausforderungen und Risiken von KI im Personalwesen?

KI ist kein Allheilmittel, das alle HR-Probleme im Unternehmen lösen wird. Sie muss sorgfältig gemanagt werden, um diese potenziellen Herausforderungen zu bewältigen:

• Voreingenommenheit: KI gibt Empfehlungen auf Grundlage der Analyse verfügbarer Datensätze. Wenn diese auf bestimmte Gruppen ausgerichtet sind oder bestimmte Fähigkeiten als wünschenswert identifizieren, können sie zu Voreingenommenheit führen, die dem Ruf schadet und zu rechtliche Schwierigkeiten führen kann. Wenn die KI beispielsweise die vorhandene Belegschaft analysiert, um erforderliche Persönlichkeitsmerkmale zu ermitteln, könnte sie Personen mit einem bestimmten Hintergrund diskriminieren, die derzeit im Unternehmen unterrepräsentiert sind.
• Datenschutz und Datensicherheit: Die Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten, selbst wenn sie anonymisiert sind, erfordert strenge Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinien. Diese müssen transparent sein und in der gesamten Organisation durchgesetzt werden, um sicherzustellen, dass Mitarbeitende und Bewerbende mit der Verwendung und Analyse ihrer Daten einverstanden sind.
• Halluzinationen: Generative AI ist dafür bekannt, dass sie unter “Halluzinationen” leidet, bei denen sie als Antwort auf Abfragen falsche, aber glaubhafte Daten liefert. Antworten müssen daher immer überprüft werden.
• Unbeabsichtigte Folgen: In Verbindung mit Voreingenommenheit kann KI bestimmten Faktoren übermäßiges Gewicht verleihen – und das kann dazu führen, dass relevante Faktoren bei Entscheidungen ignoriert werden. In einer von der Harvard Business School durchgeführten Untersuchung gaben beispielsweise 88 Prozent der Personalverantwortlichen zu, dass KI-Tools qualifizierte Bewerber ablehnten, oft weil sie nicht über die in einer Stellenbeschreibung angegebenen vollständigen Fähigkeiten verfügten.
• Vorschriften: Länder und Staaten auf der ganzen Welt bemühen sich um die Regulierung von KI, einschließlich ihrer Anwendung im Personalwesen. Neben dem Datenschutz wollen sie sicherstellen, dass KI transparent ist und dass Entscheidungen überprüft und begründet werden können. So plant beispielsweise die EU die Einführung von Gesetzen, während New York City ein Gesetz verabschiedet hat, das Unternehmen verpflichtet, KI-gestützte Einstellungssoftware auf Voreingenommenheit zu prüfen.

Unternehmen setzen immer häufiger auf künstliche Intelligenz, um ihre Effizienz zu steigern und Kosten zu senken. Was sie dabei oft vernachlässigen, ist die Verlagerung von Arbeitsplätzen und die neuen Herausforderungen, die sich mit dem Einsatz künstlicher Intelligenz ergeben. Auch wenn KI neue Wege öffnet, wird die zunehmende Bedeutung von Automatisierung und künstlicher Intelligenz oft zu einem internen Problem.

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The Future of HR: Wird das Personalwesen von der KI übernommen?

Schon unser Future of Work Report hat gezeigt, dass KI die Aufgaben von HR-Teams verändert hat: Sie müssen heute in der Lage sein, riesige Datenmengen zu analysieren, um die Probleme ihrer Mitarbeitenden rechtzeitig zu erkennen und dem Management kurzfristig Daten und Informationen zu liefern. Die wahrscheinlich größte Aufgabe dabei: aus den zunehmenden Datenmengen passende Maßnahmen ableiten und umsetzen.

Trotz neuer Herausforderungen und einer veränderten Rolle bietet KI der Personalabteilung einen enormen Mehrwert, sowohl in Bezug auf die Automatisierung grundlegender Funktionen als auch in Bezug auf eine persönlichere und ansprechendere Erfahrung für die Mitarbeitenden.

KI wird sich auch in Zukunft auf die Struktur und die erforderlichen Fähigkeiten von HR-Teams auswirken. Die IDC-Studie “Future of Work 2022” sagt voraus, dass 60 Prozent der 2000 Unternehmen weltweit KI und maschinelles Lernen im Personalwesen einsetzen werden. Eine Studie von Willis Towers Watson ergab, dass fast ein Drittel der HR-Funktionen durch KI ersetzt werden könnte, wobei vermutlich 24 von 27 Funktionen in irgendeiner Weise von KI betroffen sein werden.

Der erfolgreiche Einsatz KI erfordert, dass HR-Teams neue Fähigkeiten erlernen, insbesondere in Bezug auf Daten und Analysen. Sie müssen sich zukünftig immer mehr von routinemäßigen Verwaltungsaufgaben entfernen, bei denen menschliches Einfühlungsvermögen keinen Mehrwert schafft. Letztendlich wird die menschliche Seite des Personalwesens jedoch weiterhin das Wissen, die Fähigkeiten und die Erfahrung von HR-Teams erfordern. Personalerinnen und Personaler werden schon jetzt und in Zukunft durch KI unterstützt, um die aktuellen und zukünftigen Herausforderungen zu bewältigen.

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