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Change-Management: Nehmen Sie Ihre Mitarbeitenden mit

Die meisten Unternehmen haben längst erkannt, dass sie auf Veränderungen reagieren müssen, um langfristig erfolgreich zu bleiben. Change-Management ist das Stichwort. Doch viele Unternehmen scheitern daran, ihre Mitarbeitenden in ihre Change-Prozesse einzubeziehen – und das, obwohl die Partizipation der Mitarbeitenden über den Erfolg des Change-Managements entscheidet.

Die digitale Transformation verändert unser aller Leben, im Beruflichen wie im Privaten: Klassische hierarchische Strukturen werden immer mehr von flexiblen Netzwerken und agilen Arbeitsweisen abgelöst. Arbeitsabläufe verändern sich massiv. Vieles wird standardisiert, neue Prozesse kommen hinzu. Für Unternehmen bedeutet das eine laufende Anpassung an die neuen Bedingungen. Um der Veränderung standhalten zu können, brauchen sie ein effektives Change-Management. Doch nur wer seine Mitarbeitenden von Anfang an einbezieht, ist langfristig erfolgreich.

Inhaltsverzeichnis

Die Relevanz von Change-Management

Was versteht man unter Change-Management?

Welche Rolle die Führungskraft einnimmt

Wie Sie Ihre Mitarbeitenden einbinden

Mit der richtigen Software zum erfolgreichen Change-Management

Warum Change-Management heute unbedingt notwendig ist

Innere Faktoren, die einen Wandel erfordern

Neben den Herausforderungen durch die Digitalisierung verändern sich auch die Erwartungen der Mitarbeitenden: Ihre Ansprüche, zum Beispiel an Arbeitsbedingungen und Entwicklungsmöglichkeiten steigen, was Unternehmen zusätzlich vor neue Herausforderungen stellt. Mitarbeitende werden immer mehr zu internen Kunden, die es ebenso vom eigenen Unternehmen zu überzeugen gilt.

Äußere Faktoren, die einen Wandel erfordern

Zusätzlich stellen äußere Faktoren wie die zunehmende Globalisierung und politische Veränderungen Unternehmen vor neue Aufgaben, die gleichermaßen Chancen und Risiken mit sich bringen. Unternehmen müssen auf Veränderungen eingehen, wenn sie am Markt bestehen wollen. Um diesen Transformationsprozess erfolgreich zu gestalten, sind Planung und die Einbeziehung der Mitarbeitenden unabdingbar. Doch wie sollte ein Change-Management-Prozess idealerweise ablaufen?

Wann spricht man von Change?

Man unterscheidet zwischen zwei Arten von Change:

1. Veränderungen technischer und organisatorischer Strukturen und Abläufe

Klassischer Gegenstand von Veränderungen sind technische und organisatorische Strukturen und Abläufe, zum Beispiel das Einführen einer neuen Software oder der Umzug des Unternehmenssitzes. Hierbei handelt es sich um häufig deutlich sichtbare Veränderungen im Zuge der Organisationsentwicklung.

2. Der kulturelle Wandel

Eine mindestens genauso große Herausforderung stellt dagegen der kulturelle Wandel dar, der sich meist weniger sichtbar vollzieht. Dieser trifft besonders auf Neuerungen im Zuge der Digitalisierung zu, denn neben der Arbeit mit neuen Programmen und Tools bedarf es auch einer Veränderung der zwischenmenschlichen Kommunikations- und Verhaltensmuster sowie der Normen und Werte im Unternehmen. Hier treffen Unternehmen gleich auf zwei Herausforderungen:

1. Der kulturelle Wandel kann nur gelingen, wenn er von den Mitarbeitenden getragen wird.
2. Oftmals fehlt es an klaren Zielgrößen, anhand derer das Gelingen eines kulturellen Change-Prozesses gemessen werden kann.

Der Einbezug der Mitarbeitenden mithilfe von zielgerichteten Mitarbeiterumfragen muss deshalb auch immer Teil des Change-Management-Prozesses sein. Nur wenn Sie wissen, was Ihre Mitarbeitenden denken, welche Ängste, Sorgen und Wünsche sie im Hinblick auf die Veränderung haben, kann der Change-Prozess gelingen.

Was bedeutet Change-Management?

Das Konzept des Change-Managements (zu Deutsch: Veränderungsmanagement) umfasst alle „geplanten, gesteuerten und kontrollierten Veränderungen in den Strukturen, Prozessen und (sofern dies möglich ist) in den Kulturen sozio-ökonomischer Systeme. Ein differenziertes Veränderungsmanagement beschäftigt sich unter anderem mit Fragen der Organisation, des Personalmanagements, der Unternehmensführung sowie der Kommunikation und Information“ (Thom, 2001).
Zwei klassische Beschreibungen des Change-Managements stammen von Kurt Lewin beziehungsweise John P. Kotter.

Die drei Phasen nach Lewin

1. Am Anfang einer Veränderung steht laut dem Organisationspsychologen Kurt Lewin das sogenannte “Unfreezing“: Bestehende Zustände scheinen nicht mehr optimal zu sein. Der Wunsch nach Veränderung sollte im Unternehmen von vielen Beteiligten geteilt werden. Durch eine intensive Auseinandersetzung findet dann eine generelle Vorbereitung auf die Veränderung statt.
2. Nun kommt es zur „Moving“-Phase. Die Individuen suchen nach Lösungen, generieren neue Handlungsalternativen, und versuchen, ein neues Gleichgewicht herzustellen, in dem der Wunsch nach Veränderung nicht mehr besteht.
3. Abschließend startet die „Freezing“-Phase. Die neue Lösung etabliert sich und wird nicht mehr als Innovation, sondern vielmehr als neuer „Normalzustand“ anerkannt.

Acht-Stufen-Modell von Kotter

Der Harvard-Professor John P. Kotter beschäftigte sich mit dem Gedanken, wie sich das Management von Veränderungsprozessen als Teil der Unternehmensführung integrieren ließe und entwickelte daraus sein berühmtes Acht-Stufen-Modell. Folgende Schritte müssen laut Kotter in einem Unternehmen durchlaufen werden, damit sich Veränderungen manifestieren können:

1. Dringlichkeit kommunizieren
2. Führungsteam zusammenstellen
3. Vision kreieren und Strategie entwickeln
4. Vision kommunizieren
5. Mitarbeitende aktivieren und Hindernisse eliminieren
6. Kleine Erfolge visualisieren
7. Veränderungen weiter vorantreiben
8. Veränderungen fest implementieren und verankern

Kotter sieht die Kommunikation als wesentlichen Steuerungsmechanismus, damit die Veränderung zielgerichtet vonstattengehen kann. Doch sollte die Kommunikation nicht einseitig verlaufen. Im Acht-Stufen-Modell deutet sich bereits an, dass es im Change-Prozess sehr wichtig ist, die Mitarbeitenden mit einzubeziehen und sich regelmäßig ein Bild von der Stimmung unter den Beschäftigten zu machen. Darum werden in der aktuellen Forschung neben den “harten“ Faktoren, die zum Gelingen des Change-Prozesses beitragen, insbesondere die “weichen“ Faktoren beleuchtet.

Der Ansatz von Deloitte Insights

Deloitte Insights beleuchtet in dem Artikel „Humanizing change: Developing more effective change management strategies“ die psychologischen, zwischenmenschlichen Aspekte im Change-Prozess. Denn neben den harten Faktoren, die zum Gelingen eines Change-Prozesses beitragen, wie dem richtigen Zeitmanagement, genügenden personellen und finanziellen Ressourcen, sind gleichermaßen die weichen Faktoren, wie die Unternehmenskultur, die Führung durch den Prozess und die Motivation der Mitarbeitenden ausschlaggebend.

Laut Deloitte Insights scheitern immer noch rund 70 Prozent der Change-Prozesse, weil die menschliche Komponente nicht ausreichend berücksichtigt oder gemessen wird. Dabei lassen sich solche Faktoren beeinflussen und einer pessimistischen Stimmung gegensteuern. Dies funktioniert allerdings nur, wenn den Mitarbeitenden Raum für ihre Bedenken und Sorgen gegeben wird, um diese zu erkennen und darauf zu reagieren.

Die Rolle der Führungskraft im Change-Management

Botschafter, Unterstützer, Vorbild und Visionär: Es reicht heute nicht mehr aus, Veränderungen zu planen, zu kommunizieren und voranzutreiben. In Zeiten der Veränderung müssen Führungskräfte vielmehr Change-Manager sein, die ihre Mitarbeitenden in den Veränderungsprozessen begleiten, unterstützen und motivieren. Dazu brauchen sie entsprechende Denkweisen, Fähigkeiten und Kompetenzen.

Reflektionsfähigkeit und Wandlungsbereitschaft

Vor dem eigentlichen Change-Prozess sollten Führungskräfte zunächst ihr eigenes Verhalten reflektieren: Wie stehe ich den Veränderungen gegenüber? Habe ich die nötigen Kompetenzen, um meine Mitarbeitenden im Change-Prozess zu begleiten?

Problematisch wird es nämlich vor allem dann, wenn Führungskräfte den Wandel aktiv verhindern: Zwei von fünf Führungskräften im mittleren Management blockieren Veränderungsprojekte – das ergab eine Forsa-Umfrage, bei der im Auftrag von Penning Consulting 90 HR-Verantwortliche befragt wurden. Vielen Führungskräften fehlen dabei vor allem die richtigen Fähigkeiten, um den Change-Prozess professionell zu begleiten.

Professionelle Kommunikationsfähigkeit

Die Führungskraft ist nicht nur Prozessbegleiter, sondern auch Botschafter: Veränderungen müssen überzeugend, transparent und begreifbar kommuniziert werden, damit sie von den Mitarbeitenden akzeptiert und umgesetzt werden.

Mitarbeitenden zuhören und sie unterstützen

Welche Befürchtungen, Zweifel und Ängste haben Ihre Mitarbeitenden? Welche Erwartungen und Hoffnungen gehen mit der Veränderung einher? Führungskräfte müssen Ihre Mitarbeitenden Raum für Feedback geben, um sie bei Herausforderungen und Problemen zu unterstützen. Nur wer weiß, was die Mitarbeitenden denken, kann sie begleiten und motivieren. Regelmäßige Mitarbeiterbefragungen sind deshalb unabdingbar.

Als Vorbild, Motivator und Visionär vorangehen

Führungskräfte müssen die Veränderungen vorleben und attraktive Visionen aufzeigen. Sie sind Vorbild, Motivator und Visionär. Lob und Anerkennung sind vor allem zu Beginn des Change-Prozesses wichtig.

Konstruktiver Umgang mit Konflikten und Widerstand

Negative Emotionen gegenüber Veränderungen sollten jederzeit ernst genommen werden. Gleichzeitig dürfen Führungskräfte Angst, Ärger und Zweifel ihrer Mitarbeitenden nicht persönlich nehmen. Stattdessen ist ein konstruktiver und transparenter Umgang mit den Emotionen Ihrer Mitarbeitenden wichtig: Es geht darum, sie aktiv aufzugreifen und negative Emotionen in positive umzuwandeln.

Erfolgreiche Mitarbeiterführung braucht Feedback – vor allem in Zeiten des Wandels. Führungskräfte-Feedback identifiziert Verbesserungspotenziale und hilft dabei, die richtigen Maßnahmen für eine effektive Führungskräfteentwicklung zu realisieren. Erkennen Sie im Rahmen des Change-Managements die Bedeutung von Leadership-Feedback. Mit Leadership 360 von Tivian werden Führungskräfte auf allen Ebenen in ihrer Entwicklung unterstützt.

Wie werden Mitarbeitende erfolgreich ins Change-Management einbezogen?

Unternehmen, die ihre Mitarbeitenden in ihr Change-Management einbinden und das Gelingen der Change-Prozesse regelmäßig messen, werden langfristig erfolgreich bleiben. Damit die Partizipation gelingt, sind vor allem eine klare Kommunikation und ein regelmäßiger Austausch wichtig. Mitarbeiterbefragungen sind der Schlüssel zum Erfolg.

Klare Kommunikation und regelmäßiger Austausch

Kommunikation ist besonders wichtig, denn oft wird der Wandel abstrakt vermittelt. Das erschwert es dem Einzelnen konkret nachzuvollziehen, was die Veränderung für einen selbst und den Arbeitsalltag bedeutet. Deshalb ist es zunächst wichtig, den Mitarbeitenden zu verstehen und konkret auf die jeweiligen Sorgen eingehen zu können. Hier ist es entscheidend, jeden abzuholen und die Kommunikation dementsprechend anpassen zu können.

Eine effektive Methode ist dabei zum Beispiel das Storytelling, bei dem anhand einer beispielhaften Person, die den Change-Prozess positiv durchlaufen hat, die Idee des Wandels vermittelt wird.

Mitarbeiterbefragungen im Change-Management verankern

Um verstehen zu können, was die Mitarbeitenden bewegt, sollten diese regelmäßig befragt werden. Dabei ist es wichtig, die Befragung agil zu gestalten, um flexibel und proaktiv reagieren und notwendige Veränderungen initiieren zu können.

Inhaltlich sollte vor allem das Befinden der Mitarbeitende (Sentiment) berücksichtigt werden. Dieses wird sehr stark durch aktuelle Erlebnisse beeinflusst. So wird messbar, wie konkrete Änderungen bei den Beschäftigten aufgenommen werden. Nur wenn das Sentiment positiv ist oder zumindest einen positiven Trend aufweist, wird sich das Engagement der Mitarbeitenden langfristig verbessern und der Change-Prozess gelingen. Sollte der Trend negativ sein, können mit gezielten Follow-Up-Befragungen mehr Kontextinformationen gewonnen werden, um entsprechende Maßnahmen einzuführen.

Tivian hat dazu ein Modell erarbeitet, welche Aspekte das kurzfristige Sentiment beeinflussen und wie diese sinnvoll abgefragt werden können:

• Anerkennung
• Teamarbeit
• Mitwirkung
• Wohlbefinden
• Führung
• Ressourcen
• Lernen & Entwicklung
• Kommunikation

All diese Aspekte beeinflussen die Arbeit der Mitarbeitenden und sind ausschlaggebend für den Erfolg der Change-Initiative. Nur, wenn diese Faktoren stetig optimiert werden, steigert sich langfristig das Engagement.

Entsprechend sollte auch das Engagement regelmäßig gemessen werden, um abgleichen zu können, ob die kurzfristigen Eindrücke mit dem grundlegenden und langfristigen Befinden übereinstimmen und die Maßnahmen zur Mitarbeiterzufriedenheit sinnvoll sind.

Tivians Mitarbeiterengagement-Software hilft Ihnen dabei: Zur Messung des Engagements bietet sich eine wöchentliche Befragung an, die neben der Befragung des Sentiments auch regelmäßig Fragen zum Engagement und zum Change-Prozess aufnimmt. Mithilfe einer Ergebnisdarstellung in einem übersichtlichen Dashboard erhalten Unternehmen unmittelbar einen Überblick über das allgemeine Befinden, wiederkehrende Probleme und erste Erfolge. Auf diese Weise erhalten alle wichtigen Stakeholder einen kontinuierlichen Überblick über den Status Quo im Change-Prozess und können auch die weichen Faktoren berücksichtigen. Somit lässt sich der Erfolg des Change-Prozesses nicht mehr länger nur an den harten Faktoren bemessen, sondern auch daran, ob er kulturell von den Mitarbeitenden getragen wird.

Erfolgreiches Change-Management mit der richtigen Software

Während Anfänge der Wissenschaft das Gelingen des Change-Prozesses noch überwiegend an organisatorischen Aspekten festgemacht haben, rückt in der neusten Forschung die psychologische Komponente in den Vordergrund. Neben der Bemessung der harten Faktoren, wird auch das Einbeziehen von weichen Faktoren wichtig. Ein Wandel, zumal ein kultureller Wandel, kann nur gelingen, wenn er von den Mitarbeitenden getragen wird. Dazu ist es unverzichtbar, das Befinden der Mitarbeitenden mithilfe von zielgerichteten Befragungen nachzuvollziehen und im Change-Prozess zu berücksichtigen.
Tivian liefert passende Software-Lösungen , die Ihnen dabei helfen, mit Ihren Mitarbeitenden in den kontinuierlichen Dialog zu treten und den Change-Management-Prozess in der Praxis erfolgreich umzusetzen.