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Wie gestaltet man eine Mitarbeiterbefragung richtig, wie setzt man sie um und wie wertet man sie richtig aus? Erhalten Sie interessante Hintergrundinformationen und wertvolle Hinweise zum Datenschutz.

Direkt zur passenden Antwort

Warum sind Mitarbeiterbefragungen so wichtig?

Welche Arten gibt es?

Wie läuft eine Mitarbeiterbefragung ab?

Wie erstelle ich eine Mitarbeiterbefragung?

Dos und Don’ts bei der Mitarbeiterbefragung

Wie werte ich sie aus?

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Darum setzen erfolgreiche Unternehmen setzen auf regelmäßige Mitarbeiterbefragungen

Eine Mitarbeiterbefragung ist das Fundament einer mitarbeiterorientierten Personal- und Unternehmensentwicklung. Werden die richtigen Fragen gestellt, liefert sie unternehmensrelevante Daten und erlaubt sie die Diagnose von Stärken und Handlungsbedarf in einem Unternehmen. Eine Mitarbeiterumfrage gibt Führungskräften wertvolles, direktes Feedback ihres Teams – ein unerlässliches Element für die Verbesserung der Führungsqualität und somit unter anderem zur Mitarbeiterbindung. Die Ergebnisse einer Mitarbeiterbefragung bieten zudem die Möglichkeit zur gemeinsamen Ableitung von Maßnahmen in den jeweiligen Abteilungen. Das intensiviert die Kommunikation zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden und verringert die soziale Distanz.

Am Ende sprechen vor allem diese Gründe für die regelmäßige Durchführung von Mitarbeiterbefragungen:

  • Bessere Entscheidungen: Wer gut informiert ist, trifft qualifiziertere Entscheidungen. Mit den Insights von Ihrer Belegschaft schaffen Sie die beste Grundlage dafür.
  • Bessere Kommunikation: Wer fragt, bekommt eine Antwort. Über anonyme Befragungen trauen sich Mitarbeitende eher, ihre Meinung zu äußern. Sie haben die Chance, schnell darauf zu reagieren.
  • Mehr Vertrauen und Zustimmung: Ihre Mitarbeitenden merken, dass sie an den Veränderungen im Unternehmen teilhaben – das steigert die Akzeptanz der Maßnahmen.

Zu den wesentlichen Erfolgsfaktoren für Unternehmen gehören Engagement und Commitment der Mitarbeitenden, deshalb sind das wichtige Themenfelder bei einer Mitarbeiterbefragung. Sie gehen weit über die bloße Mitarbeiterzufriedenheit hinaus, die dem Unternehmen wenig Nutzen verschafft. Mitarbeitende mit einem hohen Maß an Engagement erbringen eine überdurchschnittliche Leistung und haben eine erhöhte Produktivität. Ein hohes Commitment sorgt für weniger Fehlzeiten der Mitarbeitenden und für eine geringere Fluktuation im Unternehmen.

Welche Arbeiten von Mitarbeiterbefragungen gibt es?

Mitarbeiterumfragen lassen sich zunächst in vier unterschiedliche Kategorien aufteilen – je nachdem, wie oft und wann sie stattfinden. Man unterscheidet zwischen:

  1. Fest terminierte Befragungen (scheduled)
  2. Prozess- und ereignisbasierte Befragungen (process based)
  3. Individuell veranlasste Befragungen (on-demand)
  4. Jederzeit mögliche Befragungen als offener Kanal für alle (always on)

Zudem gibt es verschiedene Arten von Mitarbeiterbefragungen, die wiederum in unterschiedlichen Zeitabständen und zu verschiedenen Anlässen stattfinden können. Die wichtigsten sind:

  • 360-Grad-Feedback: Bei der 360-Grad-Befragung oder beim Führungskräfte-Feedback werden Mitarbeitende, Vorgesetzte und gegebenenfalls auch Kunden zur Arbeit einer Führungskraft befragt. Darüber hinaus gibt die Führungskraft eine Einschätzung zum eigenen Führungsverhalten ab. So ist ein umfassender Abgleich zwischen Fremd- und Selbsteinschätzung möglich.
  • Unternehmensweite Mitarbeiterbefragung: Die unternehmensweite Mitarbeiterbefragung gibt Aufschluss über das Klima in der Organisation. Sie ist die Basis für grundlegende strategische Unternehmensentscheidungen.
  • Pulsbefragungen: Regelmäßige Pulsbefragungen finden idealerweise in Abständen von drei bis sechs Monaten oder öfter statt und ermöglichen die Kontrolle über den Erfolg der Maßnahmen, die aufgrund von Befragungen bereits eingeleitet wurden. Puls-Checks sind ein wertvolles Instrument für eine erfolgreiche Unternehmensleitung und steuerung.
  • Onboarding-Befragungen: Sie geben Aufschluss darüber, wie die Einarbeitungsphase für neue Mitarbeitende verläuft. Das Feedback ermöglicht den Feinschliff des Onboarding-Prozesses und deckt mögliche Fehlentwicklungen auf.
  • Exit-Surveys: Exit-Befragungen liefern Hinweise auf die Beweggründe für das Ausscheiden von Mitarbeitenden. Sie erhalten wertvolle Einblicke, die Ihnen helfen können, die Fluktuationsrate im Unternehmen zu senken.
  • Themenzentrierte Befragungen: Mit ihnen können Sie sich auf ein spezifisches Themenfeld, wie beispielsweise den internen Kundenservice oder auf bestimmte Problemschwerpunkte, fokussieren.
  • Gefährdungsbeurteilung: Eine Gefährdungsbeurteilung oder Gesundheitsbefragung ist ein Instrument zur Einschätzung von gesundheitlichen Risiken, Stress und der Belastung am Arbeitsplatz. Risikofaktoren können frühzeitig erkannt und minimiert werden.

Wie läuft eine Mitarbeiterbefragung ab?

Eine unternehmensweite Mitarbeiterbefragung umfasst den Vorbereitungs- und Durchführungsprozess sowie den Folgeprozess. Diese beiden Phasen gliedern sich wiederum in verschiedene Abschnitte. Zunächst findet im Rahmen der Vorbereitung und Durchführung der Konzeptions- und Optimierungsprozess statt, der etwa fünf bis sechs Monate in Anspruch nimmt. Die darauffolgende, eigentliche Mitarbeiterbefragung sollte circa drei bis vier Wochen dauern. Ist diese abgeschlossen, beginnt die Auswertung der Befragung und Erstellung der Ergebnisberichte. Es folgen die Ergebnispräsentationen an Geschäftsführer und Gremien sowie eine erste Benachrichtigung der Mitarbeitenden.

Wie erstelle ich eine Mitarbeiterbefragung?

Voraussetzungen prüfen und Rahmenbedingungen sicherstellen

Genauer gesagt heißt das: Sie müssen den Datenschutz einhalten und den Betriebsrat möglichst früh einbeziehen.

1. Datenschutz sichern:

Bei Mitarbeiterbefragungen werden persönliche Daten und zum Teil vertrauliches Mitarbeiter-Feedback gesammelt. Nur wenn die Teilnehmer Datenmissbrauch ausschließen können und sicher sind, dass die Antworten nicht auf einzelne Personen zurückgeführt werden können, liefert die Befragung aussagekräftige Ergebnisse – das Vertrauen der Mitarbeitenden ist also das A und O einer Mitarbeiterbefragung und der Datenschutz der zentrale Erfolgsfaktor. Dazu gibt es Gesetzestexte, die den Schutzauftrag für personenbezogene Daten definieren:

  • Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
  • EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO)

Der Repräsentant des deutschen Datenschutzrechts im Unternehmen ist der Datenschutzbeauftragte. Involvieren Sie die zuständige Person frühzeitig – der Datenschutzbeauftragte ist ein wichtiger Ansprechpartner, der Sie ausführlich zur aktuellen Gesetzgebung und deren Umsetzung beraten kann.

Generell gilt: Alle Daten, die auf eine Person zurückzuführen sind, sind schutzbedürftige Daten. Dazu gehören auch IP-Adressen, da sie mittelbar einer bestimmten Person zugeordnet werden können. Beachten Sie, dass personenbezogene Daten nur zweckbezogen erhoben werden dürfen – es darf also nur beispielsweise nach dem Alter gefragt werden, wenn diese Angabe relevant für das Befragungsthema ist.

Stellen Sie bei der Mitarbeiterbefragung also folgende Punkte sicher:

  • Verschlüsselte Übertragung der Daten
  • Vertrauliche Speicherung der Daten
  • Zugriffsschutz
  • Trennung der Daten für Einladungsmanagement und
  • Befragungsergebnisse

Übrigens: Um absolute Datenschutzkonformität sicherzustellen, sollten die Durchführung, Auswertung, Datenhaltung und das Reporting an einen externen Dienstleister ausgelagert werden. Wenn Sie eine Mitarbeiterbefragungssoftware nutzen, liegen die Daten nicht auf Ihren Unternehmensservern und die Personen, die die Reportings erstellen, sitzen nicht in Ihrem Unternehmen. Somit ist Anonymität gewährleistet. Darüber hinaus ist ein professioneller Dienstleister wie Tivian auf die Durchführung von Befragungen spezialisiert und kann die verschlüsselte Übertragung, vertrauliche Speicherung und den Zugriffsschutz gewährleisten – für absoluten Schutz der Daten.

2. Betriebsrat einbeziehen:

Besonders kritisch wird es, wenn Befürchtungen aufkommen, dass ehrliche Antworten zu Nachteilen am Arbeitsplatz führen können. Wenn Mitarbeitende gefragt werden, wie sie beispielsweise die Arbeit ihres Vorgesetzten beurteilen oder wie es um ihre eigene Motivation bestellt ist, werden sie nur dann offen und ehrlich sein, wenn sie hundertprozentig darauf vertrauen können, dass sie anonym antworten – die Antworten also nicht auf eine Person zurückzuführen sind. Um Vertrauen bei den zu befragenden Mitarbeitenden zu schaffen, ist eine klare Kommunikation essenziell. Ein Informations- und Kommunikationsplan im Vorfeld der Befragung kann verhindern, dass Zweifel in Bezug auf Anonymität und Datenschutz aufkommen.

Darüber hinaus sollten Sie sicherstellen, dass die Teilnahme an der Mitarbeiterbefragung auf freiwilliger Basis geschieht. Das bedeutet, dass auch Anonymität darüber gewährleistet sein muss, ob die jeweiligen Mitarbeitenden Feedback abgeben oder nicht.

Der wohl wichtigste Faktor, um das Vertrauen der Mitarbeitenden für eine Befragung zu gewinnen, ist allerdings fast immer der Betriebsrat. Er kümmert sich um den Mitarbeiterschutz, ist das Sprachrohr und die Stimme der Belegschaft und setzt sich in allen Belangen für sie ein. Deshalb genießt der Betriebsrat das Vertrauen der Mitarbeitenden. Erhält die geplante Mitarbeiterbefragung die Zustimmung und Unterstützung vom Betriebsrat und wird dies kommuniziert, steigt die Akzeptanz der Belegschaft und somit die Rücklaufquote und Datenqualität.

Ziele definieren

Bevor Sie einen Fragebogen erstellen und die Mitarbeiterbefragung durchführen, sollten Sie sich auch über die Ziele bewusst sein, die Sie erreichen möchten – versuchen Sie dabei, die Ziele so konkret wie möglich zu formulieren. Denn nur wenn Sie genau wissen, was Sie erreichen möchten, können Sie später ermitteln, ob die Maßnahmen erfolgreich waren. Halten Sie sich stets vor Augen, dass die Mitarbeiterbefragung nur ein Mittel zum Zweck ist: Ihre Ziele erreichen Sie durch Maßnahmen, die Sie aus den Befragungsergebnissen ableiten.

So könnten konkrete Ziele aussehen – beachten Sie jedoch, dass Sie hier Vergleichswerte aus früheren Befragungen oder externe Industriebenchmarks benötigen, um Erfolge überhaupt messen zu können:

  • Betriebsklima: Mitarbeiterzufriedenheit und -motivation sollen sich innerhalb von zwölf Monaten auf der Skala um durchschnittlich drei Punkte verbessern.
  • Krankenstand: Die durchschnittlichen Fehltage pro Mitarbeitenden und Jahr sollen innerhalb von zwölf Monaten um drei Tage reduziert werden.
  • Mitarbeiterbindung: Die Fluktuation soll im kommenden Kalenderjahr um fünf Prozent gesenkt werden.
  • Führungskräfteentwicklung: Die Zufriedenheit mit den direkten Vorgesetzten soll in den nächsten zwölf Monaten um zwei Punkte auf der Skala steigen.

Nicht alle Ziele lassen sich jedoch so klar definieren. Die erhobenen Daten können zum Beispiel auf generelle Missstände hinweisen, wie beispielsweise eine schlechte interne Kommunikation, ungenutztes Potential bei der Förderung von Talenten oder hemmende Faktoren für die Innovationskraft der Belegschaft. Hier lohnt es sich, bei der Gestaltung des Fragebogens auch offene Fragen aufzunehmen – häufig greifen Mitarbeitende Themen auf, die Sie in Ihrem Fragenkatalog gar nicht vorgesehen haben.

Design festlegen

Das Design Ihrer Befragung hängt stark vom Zweck Ihrer Befragung ab. Achten Sie darauf, dass die Fragen eine offensichtliche Beziehung zum Gesamtzweck haben. Sie müssen leicht verständlich und klar formuliert sein. Mehrdeutige Fragen oder solche, die Vorwissen erfordern, sind tabu. Achten Sie auch auf klare Antwortoptionen, die alle Alternativen abdecken.

Mitarbeiterbefragung ankündigen

Kündigen Sie die geplante Befragung im Unternehmen an, bevor Sie sie durchführen, und betonen Sie die Relevanz der Umfrage: Erklären Sie, dass eine hohe Beteiligung wichtig ist, um zum Beispiel ein umfassendes Meinungsbild zu bekommen. Nutzen Sie dazu verschiedene Kanäle und bereiten Sie eine Einladung vor. All das hilft auch dabei, die Motivation zur Teilnahme zu steigern.

Mitarbeiterbefragung durchführen und Daten erheben

Lassen Sie die Mitarbeiterbefragung circa drei bis vier Wochen laufen, um ausreichend Daten zu erheben. Am besten ist es, wenn Sie im Vorfeld einige Mitarbeitende zu Champions schulen: Diese Champions dienen als Ansprechpartner für Kollegen und können Sie bei der Kommunikation im Zusammenhang mit Mitarbeiterumfragen unterstützen.

Sie möchten noch tiefer einsteigen? Weitere Infos finden Sie in unserem Ratgeber „Mitarbeiterbefragung durchführen“.

Die wichtigsten Dos: Tipps für Ihre Mitarbeiterbefragung

  • Setzen Sie Anonymität und Datenschutz an die erste Stelle: Die Mitarbeitenden müssen sich absolut sicher sein, dass ihre Antworten anonym erhoben werden. Ansonsten sind die Ergebnisse nicht mehr so aussagekräftig, weil die Antworten höchstwahrscheinlich nicht ehrlich sind. Beziehen Sie Ihren Datenschutzbeauftragten in das Thema Mitarbeiterbefragungen ein.
  • Betonen Sie, dass die Teilnahme freiwillig ist: Die Mitarbeitenden dürfen nicht zur Teilnahme gezwungen werden, da subjektive Einschätzungen und Bewertungen abgefragt werden.
  • Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden umfassend und frühzeitig: Mangelnde Transparenz fördert Unsicherheit und Misstrauen. Kommunizieren Sie über die verschiedenen Kanäle im Unternehmen, dass eine Mitarbeiterumfrage ansteht, wann die Durchführungsphase geplant ist und wie lange sie dauert, welche Ziele verfolgt werden und so weiter.
  • Binden Sie den Betriebsrat mit ein: Wenn der Betriebsrat die Befragung unterstützt, wächst das Vertrauen der Mitarbeitenden und somit auch die Rücklaufquote der Fragebögen sowie die Qualität der Ergebnisse.
  • Wählen Sie den Zeitpunkt der Mitarbeiterbefragung mit Bedacht aus: In der Urlaubs- oder Grippezeit, wenn viele Mitarbeitende fehlen, wird die Beteiligungsquote naturgemäß gering ausfallen.
  • Kommunizieren Sie Erfolge: Wenn positive Veränderungen stattfinden, teilen Sie das Ihrem Team mit. Das fördert das Vertrauen Ihrer Mitarbeitenden und sie merken, dass sie gehört werden und es sich lohnt, an den Befragungen teilzunehmen.

Die wichtigsten Don‘ts: Typische Fehler bei der Mitarbeiterbefragung

  • Der Fragebogen ist zu lang: Versuchen Sie einen Mittelweg zu finden und gestalten Sie die Mitarbeiterbefragung so lang wie nötig und so kurz wie möglich. Jede Frage sollte auf Ihr Ziel einzahlen – tut Sie das nicht, können Sie sie streichen.
  • Es fehlen Antwortmöglichkeiten: Wenn Antwortmöglichkeiten vorgegeben sind, sollte es immer auch eine neutrale Option wie „Weiß ich nicht“ geben – so verhindern Sie, dass Meinungen geäußert werden, wo keine sind und somit die Ergebnisse verzerren.
  • Sie formulieren komplizierte Fragen in einer komplexen Sprache: Vermeiden Sie Fragen, die aus Teilfragen bestehen, Fremdwörter, doppelte Verneinungen und Schachtelsätze. Eine klare Sprache minimiert Missverständnisse.
  • Sie stellen suggestive Fragen: Mit Formulierungen wie „Sind Sie auch der Meinung, dass …“ drängen Sie den Teilnehmenden in eine bestimmte Richtung und verfälschen das Ergebnis.
  • Auf die Mitarbeiterumfrage folgen keine Maßnahmen: Befragungen sind das Werkzeug für Verbesserungen – und wenn Sie Befragungen durchführen, signalisieren Sie Ihrer Belegschaft, dass der Wille zur Verbesserung da ist. Lassen Sie die Ergebnisse in der Schublade verstauben, ohne daraus Maßnahmen abzuleiten, führt das zu frustrierten und demotivierten Mitarbeitenden.

Die Mitarbeiterbefragung richtig auswerten und Maßnahmen einleiten

Ziel des Folgeprozesses ist die Umsetzung geeigneter Maßnahmen, die als Erkenntnis aus der Mitarbeiterumfrage sinnvoll und nötig erscheinen. Zunächst sollten alle Führungskräfte über den anstehenden Prozess informiert werden. In einem Workshop werden die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung diskutiert und entsprechende Maßnahmen vereinbart. Nun kann die Umsetzung der Maßnahmen durchgeführt werden – idealerweise ist dieser Prozess inklusive der Auswertung neuer Erkenntnisse und der Best Practices abgeschlossen und unternehmensweit kommuniziert, bevor sich der Kreis schließt und die nächste Mitarbeiterbefragung in die Konzeption geht.

Es ist besonders wichtig, dass die Folgeprozesse einer Mitarbeiterbefragung konsequent vorangetrieben werden. Andernfalls kann dies zu Frustration und Demotivation der Mitarbeitenden führen, die im Zuge der Befragung eine Erwartungshaltung entwickelt haben. Eine Senkung der Produktivität kann die Folge sein. Darüber hinaus sinkt die Bereitschaft, zukünftig an Befragungen und anderen Beteiligungsinstrumenten teilzunehmen. Nutzen Sie also wertvollen Ergebnisse aus Mitarbeiterbefragungen, um positive Veränderungen einzuleiten.

Sie möchten noch tiefer in die Auswertung einsteigen? Weitere Infos finden Sie in unserem Ratgeber „Mitarbeiterbefragung auswerten“.

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In unserer Infografik erhalten Sie alle Informationen auf einen Blick – damit Ihre nächste Mitarbeiterbefragung wichtige Einblicke gibt und relevante Veränderungen anstößt.